Pisemske glave so bistveni atribut vsakega sodobnega podjetja. Pravila za oblikovanje takega obrazca so se oblikovala v daljšem časovnem obdobju na podlagi osnovnih načel toka poslovnih dokumentov.
Zasnova dopisnice je ena od glavnih nalog vodje podjetja v fazi njegovega nastanka. Odsotnost take oblike ne bo imela negativnih pravnih posledic, vendar bo slabo vplivala na interakcijo s nasprotnimi stranmi, ki takšne organizacije ne bodo jemale resno.
Obrazec je atribut celostne grafične podobe; uporablja se za interno dokumentacijo podjetja, zunanjo korespondenco, pogodbe, poročila in druge dokumente. Najpogosteje se pri oblikovanju pisma poskušajo držati sprejetega poslovnega sloga, zato barve, pisave in druge značilnosti tega atributa sovpadajo s podobnimi parametri vizitk, ovojnic, map.
Kaj je vključeno v glavo?
Pismo vsebuje določen seznam obveznih in neobveznih elementov. Tako je eden najpomembnejših strukturnih delov pisma logotip podjetja ali druga celostna podoba podjetja. Poleg tega mora dopisnica vsebovati sklop podrobnosti o organizaciji, ki navaja njene kontaktne podatke.
Po želji je v bloku rekvizitov tudi informacija o bančnem računu, vendar je to dodaten element pisma. Poleg tega so ločena mesta na zaznamkih dodeljena za datum, registracijsko številko dokumenta, njegovo ime in besedilni blok. Ime podjetja je včasih navedeno ločeno, najpogosteje pa je vključeno v logotip ali drug logotip podjetja.
Načela razporeditve elementov na zaznamkih
Posebnosti razporeditve posameznih elementov na pisemskem listu določi vodja podjetja, pogosto odvisno od stila podjetja in osebnih želja. Logotip je običajno nameščen v zgornjem levem delu pisemske glave, blok rekvizitov pa je poravnan v sredini ali prenesen v desni del. Za razporeditev elementov na pisemskem listu ni strogih pravil, je pa omenjena struktura bolj znana, pogosteje kot druga jo uporabljajo sodobna podjetja.
Obrazec je natisnjen na straneh A4, običajno je tiskanje naročeno v tiskarni skupaj z ustvarjanjem drugih poslovnih lastnosti (vizitk, map, koledarjev). Ta pristop vam omogoča, da ohranite enoten slog, ustvarite pozitiven vtis o podjetju med potencialnimi kupci in partnerji.
