Bonton je večplasten koncept, obstajajo pravila vedenja v družbi, za mizo ali na javnih mestih. Obstaja tudi takšna stvar, kot je poslovni bonton, zlasti poslovni bonton pisanja. Ugled podjetja je v veliki meri odvisen od tega, kako poteka dopisovanje s strankami, zaposlenimi in partnerji.
Splošna pravila poslovne korespondence
Pisni govor se zelo razlikuje od ustnega, zlasti poslovnega dopisovanja. Sodobna realnost je takšna, da je pisanje vedno bolj e-poštno sporočilo in ne sporočilo na papirju.
Ko gre za poslovna pogajanja s partnerji, o vseh sporočilih, povezanih s poslovnimi trenutki, je e-pošta najboljša možnost za prenos informacij. Pisanje vabil, zahval ali čestitk pa se opravi na papirju.
Za dobro prakso se šteje uporaba kakovostnega papirja in po možnosti pisem z logotipom organizacije. Bolje je, da pomembna pisma ali vabila na posebne dogodke dostavite s kurirjem ali priporočeno pošto. Sporočilo na čudovitem visokokakovostnem papirju je videti trdno in dviguje oceno podjetja.
Pri poslovni korespondenci so pomembni pravilnost, pismenost in natančnost sporočila. Pretirana čustvenost, domačnost, žaljive pripombe ter dolžina in dvoumnost predstavitve niso dovoljeni.
Pomembno je, da besedilo strukturirate, pravilno postavite poudarke in ločila, tako da bo prejemnik zelo jasno vedel, za kaj točno gre v črki.
Kar zadeva slog komunikacije, se je bolje izogibati floridnim frazam, zapletenim večstopenjskim stavkom in nepotrebnim besedam. Številka profesionalnih klišejev v poslovni korespondenci je dovoljena.
Zaradi jasnosti lahko besedilu dodate diagrame, diagrame ali tabele.
Nesprejemljivo je uporabljati čustvene simbole in slike v poslovni korespondenci. Pred pošiljanjem v besedilu preverite, ali so v njem napake in napake.
Pravila oblikovanja poslovnega pisma
Dobro napisano poslovno pismo mora imeti jasno strukturo. Enotnega standarda ni, obstajajo pa splošna pravila oblikovanja.
Poslovno pismo je sestavljeno iz glave, pozdrava, vsebine (osnove), slovesa, podpisa in podrobnosti organizacije pošiljateljice.
"Glava" pisma običajno vsebuje ime organizacije, logotip, naslov in stike za komunikacijo (telefon, e-pošta, faks).
V glavi lahko navedete tudi vrsto dejavnosti podjetja in imena upraviteljev.
Pokrovček je najpogosteje natisnjen na sredini lista, včasih je dovoljeno, da se nahaja v zgornjem kotu.
Ugledno podjetje bi moralo imeti svojo pisemsko glavo. Tudi e-poštna sporočila morajo imeti obrazce, kar daje organizaciji trdnost.
V pozdravnem delu lahko napišete "Dober dan" ali "Pozdravljeni", če sporočilo ni strogega medosebnega značaja. V jasnem poslovnem pismu, obvestilu ali drugi poslovni dokumentaciji bo primerneje, da naslovnika nemudoma nagovorimo po imenu in imeni.
Pri poslovni korespondenci je najpomembnejša glavna vsebina pisma - osnova.
Ta del ima največjo informacijsko obremenitev, prav v njem se razkrije namen pritožbe.
Razlogov za stik je lahko več, predstavitev vsakega vidika pa se mora začeti z ločenim odstavkom. Strukturiranje glavnega dela pisma je potrebno za ločevanje tem in boljše razumevanje informacij.
Primeri odstavkov vključujejo naslednje besedne zveze: "prosimo vas", "obvestite", "ponudite za razmislek" in druge.
Treba si je zapomniti, da znotraj vidikov obstaja tudi struktura.
Pošiljatelj poslovnega pisma mora utemeljiti ustreznost zahteve, razkriti njeno glavno vsebino in opisati pričakovani rezultat v primeru pozitivnega odgovora.
Formule za neposredni govor se v poslovnih pismih redko uporabljajo. Glavni namen zadnje fraze je izraziti spoštovanje do naslovnika in običajni poklon vljudnosti. Primeri zaključnih stavkov: "najboljše želje", "lep pozdrav", "vnaprej hvala za odgovor" in drugi.
Na koncu pisma mora biti osebni podpis. Običajno so navedeni priimek, začetnice in položaj pošiljatelja ter kontaktne telefonske številke.
Velika podjetja uporabljajo elektronske podpise. To je posebna datoteka z besedilnim podpisom, ki se samodejno pritrdi na konec vsake črke. Elektronski podpis naj ne presega pet do šest vrstic in ne sme presegati sedemdesetih znakov.
Ta oblikovna struktura velja tudi za promocijska pisma, spremna pisma in zahvalna pisma ter obvestila, izjave, zahtevke in opozorila.
Pri pošiljanju večje količine informacij je v telesu pisma napisana kratka podpora, glavni paket pa je sestavljen kot ločena priloga. Če priloga "tehta" veliko, morate na to opozoriti prejemnika v spremnem pismu v postscriptu.
Odgovor na poslovno pismo
V skladu s pravili poslovnega bontona odgovor na pismo ne sme odlašati več kot dva do tri dni. Če je za odgovor zaradi več objektivnih razlogov potrebno daljše časovno obdobje, o tem obvestite pošiljatelja, to velja za dobro obliko in podjetju doda verodostojnost.
Zapomnite si glavno stvar - odgovoriti morate na vsa poslovna e-poštna sporočila, razen na očitno neželeno pošto.
Pri odgovarjanju na poslovna pisma se pogosto uporabljajo standardne govorne formule:
- "Obžalujemo vas, da vas obvestimo …";
- "Hvala za …";
- "Z veseljem vas vabimo …";
- "Spomnimo vas …";
- "V skladu z vašo zahtevo obveščamo …" in druge.
Za udobje lahko ustvarite ločeno datoteko s podobnimi vzorci govora. Če se obrnete na prazne prostore, boste močno olajšali in pospešili pisanje poslovnih pisem.
Če je pismo pomembno in morate zagotovo vedeti, da je bilo dostavljeno naslovniku, naročite dostavo po kurirju ali izdajte priporočeno pismo (ruska pošta). E-pošta ima funkcijo »Prejeto obvestilo«, ki vam samodejno pošlje potrditev, da je bilo vaše sporočilo pregledano.
Če na pismo ni odgovora, lahko po etiketi pokličete dodatno, da razjasnite situacijo s korespondenco.
Vrste poslovne korespondence
Sprva obstajata dve vrsti poslovne korespondence: notranja in zunanja. Zunanja korespondenca je korespondenca, poslana neodvisnemu prejemniku, medtem ko se notranja korespondenca uporablja znotraj meja enega podjetja.
Poslovna pisma glede na predvideni namen delimo na: prijave, glasila, oglase, poizvedbe, priporočila, predloge, opomine, zahtevke, vabila in druga.
Pismo - sporočilo vsebuje informacije, ki jih mora naslovnik opravljati kakršne koli naloge v okviru skupnega cilja. Takšne informacije so pomembne in pomembne tako za prejemnika kot pošiljatelja.
Prijava - vrsta poslovne korespondence, ki vključuje pošiljanje zahteve za pridobitev informacij ali storitev. Na primer prijava za sodelovanje na nekem dogodku.
Zahteva - pisna zahteva za pridobitev informacij, ki vas zanimajo. Zahteva je lahko formalna in zavezujoča.
Ponudbeno pismo običajno ponuja sodelovanje ali posebne storitve in komercialne predloge. Običajno se taka pisma pošljejo na več naslovov hkrati; lahko uporabite množično pošiljanje po pošti.
Vabilo - posamezno vabilo na sestanek ali slavnostni dogodek. Pri oblikovanju takšne korespondence je dovoljena uporaba posebnih obrazcev za počitnice ali razglednic. Glavna stvar je, da jasno napišete ime dogodka, naslov, čas in kraj sestanka.
Opominsko pismo je sporočilo o izpolnjevanju kakršnih koli obveznosti: odplačilo dolga, predložitev poročila, opomin na sestanek in drugo.
Če ena od strank ni izpolnila pogodbenih pogojev ali kršila dogovor, lahko oškodovanec pošlje zahtevek. Značilnost pisma - zahtevki - je podroben opis kršenih pogojev, informacije o oceni škode, zahtevki za povrnitev škode ali odprava ugotovljene kršitve. Pogosto to korespondenco dopolnjujejo kopije dokumentov, fotografij in potrdil o prevzemu.
V priporočilnih pismih se oceni tretja oseba ali podjetje in navedejo njihove značilnosti. Takšna sporočila so najpogostejša pri prijavi na novo delovno mesto.
Značilnosti poslovne e-pošte
Dandanes se velik odstotek poslovnih pisem pošilja po elektronski pošti, zato pravila poslovnega bontona tudi oblikujejo zahteve za vodenje elektronskega poslovnega komuniciranja.
Natančno preberite naslov pošiljatelja. Opozorila bi vas morala sporočila s podobnimi naslovi nabiralnikov: "cupercat" ali "mini - bikini". Sporočila s takšnih naslovov lahko poleg običajne neželene pošte vsebujejo tudi viruse.
Vedno naj bo zadeva kratka in natančna.
Etiketa omogoča citiranje izvirnega sporočila, tako da lahko prejemnik takoj razume, o čem gre.
V priponko je dovoljeno pritrditi dodatne materiale.
Poznavanje in uporaba pravil bontona na področju poslovnega komuniciranja pomaga pošiljatelju, da si prisluži dober ugled in privabi nove partnerje.
