Priprava javnih nefinančnih poročil je razmeroma nov trend v družbeno usmerjenem ruskem poslu. Javno poročilo družbe nima veliko opraviti s sistemom notranjega poročanja in se bistveno razlikuje od računovodske analize, zato ima postopek priprave dokumenta svoje bistvene značilnosti.
Preglednost poslovnih informacij
Javna poročila so domačim podjetjem prihajala z Zahoda, kjer so jih desetletja uporabljali kot mehanizem za ustvarjanje informacijske preglednosti v dejavnostih organizacij. V ZDA in Evropi praviloma vsako leto velika podjetja objavijo poročila o trajnostnem razvoju, v katerih podajo informacije o socialni komponenti svojega dela in ukrepih za zaščito okolja.
Najpogosteje taka poročila pripravljajo neminska, industrijska in proizvodna podjetja z velikega tržnega segmenta. V dokumentih skupaj z letnim obsegom proizvodnje ugotavljajo, kakšne koristi so prinesli družbi. Tako so javna poročila v glavnem sestavljena iz rezultatov dobrodelnih dejavnosti organizacije, skladnosti z okoljsko zakonodajo, sodelovanja pri razvoju civilne družbe in podpore socialnim pobudam.
Trend zadnjih let kaže na povečano zanimanje srednjega in celo malega podjetja za pripravo javnih poročil, kar kaže na koristnost tega mehanizma za doseganje korporativnih ciljev. Mali udeleženci na trgu so razvili razumevanje, da morajo informacije o sponzorstvu športnih klubov in pokroviteljstvu nad umetniško šolo, tudi z nizkimi finančnimi stroški, zagotovo postati javne.
Glavni naslovniki javnih poročil so:
- širok krog javnosti - potrošniki storitev in blaga, prebivalci regije, v kateri podjetje deluje;
- poslovni partnerji - ustanovitelji podjetij, člani upravnega odbora, predstavniki služb za stranke, izvajalci in celo konkurenčne organizacije;
- množični mediji;
- zaposleni v podjetju.
Javno poročilo je dokument, prilagojen širokemu krogu zainteresiranih strani, ki vpliva na slog pisanja, grafično zasnovo in izbiro informacij za oddajo.
Izbira informacij
Zbiranje informacij za javno poročanje poteka. Najboljša možnost je, da se za to delo dodeli ločena enota osebja. Naloge zaposlenega bi morale v tem primeru vključevati sistematično zbiranje informacij iz vseh strukturnih oddelkov podjetja v skladu s preverjenimi merili.
Takšni informativni bloki bi morali vsebovati vse informacije o izvajanju socialnih projektov, in sicer: sestanki z vladnimi uradniki, potrošniki, delo na pritožbe državljanov, dobrodelne prireditve itd.
Kot je pogosto zapisano v metodološkem gradivu za pripravo poročil, sam postopek zbiranja informacij žene podjetja k potrebi po povečanju dobrodelne podpore, ustvarjanju novih socialnih projektov, objavi nepovratnih sredstev itd.
Velika podjetja praviloma ne izumijo lastnih "receptov" za pripravo javnih poročil, temveč uporabljajo GOST ISO 26000 "Smernice za družbeno odgovornost", ki združuje vse temeljne cilje ustvarjanja javnih dokumentov.
Predložitev informacij
Pomembno merilo za kakovostno javno poročilo je razpoložljivost zaznavanja za širok krog ljudi. Takšni dokumenti bi morali biti razumljivi skoraj vsem zainteresiranim, služiti kot zanesljiv vir informacij in ne bi smeli zahtevati dodatnih prošenj za pojasnila.
Javna poročila imajo pogosto veliko grafov, grafikonov in tabel, kar poenostavi predstavitev informacij. Fotografije so tudi pomemben del kakovostnega javnega poročila.
Praksa kaže, da bi morala postavitev javnega poročila težiti k brošuri in ne k dokumentarni predstavitvi. Najpogosteje ima javno poročilo vodoravno obliko.
Struktura dokumenta vključuje naslovno stran, vsebino, uvod, ki ga lahko nadomesti pozdravni govor vodje organizacije, glavni del, sklep in terminološki slovar. Tudi abecedno kazalo bo olajšalo krmarjenje po dokumentu, vendar ga lahko zaradi dolžine izpustimo.
Razdelitev javnega poročila
Natisnjeno javno poročilo naj bi bilo poslano ključnim naslovnikom - ustanoviteljem in poslovnim partnerjem. V elektronski obliki je javno poročilo objavljeno na uradni spletni strani in poslano predstavnikom medijev.
Za obveščanje zaposlenih v organizacijah se oddelkom organizacije pošlje elektronska različica javnega poročila.
