Osebni dosje zaposlenega je podatek, ki odraža vse stopnje odnosa med zaposlenim in organizacijo. Oblikuje (vzdržuje in formalizira) osebje ali posebej pooblaščena uradna oseba. Osebno kartoteko je treba sestaviti v skladu z veljavnimi pravili vodenja evidence.
Potrebno
- Mapa "Osebna mapa";
- Dokumenti zaposlenega (ali njihove kopije);
- Pisalo;
- Luknjač.
Navodila
Korak 1
Osebna mapa se začne po objavi odredbe o imenovanju zaposlenega na delovno mesto.
2. korak
Osebna mapa vključuje: interni popis dokumentov; vprašalnik in osebni list o kadrovskih evidencah; povzetek;
kopije dokumentov o izobrazbi (in vseh potrdil o usposobljenosti); osebne izkaznice; potrdila in drugi dokumenti, ki potrjujejo spremembe osebnih podatkov zaposlenega (kopije poročnega lista, TIN, zavarovalno potrdilo, rojstni listi otrok); pogodba o odgovornosti; kopije vseh naročil za sestanek, premestitev, spodbude, službena potovanja, počitnice itd.; pogodba o delu (pogodba); podatki o ponovni potrditvi; značilnosti.
Vsi ti dokumenti (ali njihove kopije) morajo biti shranjeni v eni mapi.
3. korak
V internem popisu je treba navesti vse dokumente, ki so vpisani v osebni spis. Dokumenti se vložijo v kronološkem vrstnem redu, ko so na voljo. V stolpcu "Opomba" notranjega popisa je navedeno, da se dokumenti umaknejo ali izvirniki nadomestijo s kopijami. Interni popis podpiše zaposleni, ki ga je sestavil, pri čemer navede priimek, ime, patronim in datum sestavljanja.
4. korak
Vnosi, ki se vnesejo v osebno mapo, se napišejo z nalivnim svinčnikom ali kemičnim svinčnikom v črni, modri ali vijolični barvi, popravki niso dovoljeni.
5. korak
Listi osebne mape zaposlenega in njegovega notranjega inventarja so oštevilčeni ločeno.
6. korak
Pri zapiranju osebne mape morate vložiti izjavo in odredbo o odpuščanju zaposlenega.
7. korak
Osebne datoteke hranijo v sefu organizacije ali podjetja. Izdani so za osebno uporabo samo za določeno kategorijo zaposlenih, ki imajo dostop do kadrovskih informacij.
8. korak
Osebni spisi odpuščenih zaposlenih se za 75 let prenesejo v arhivsko hrambo. Osebni spisi upraviteljev podjetij se hranijo trajno.
