Osebni evidenčni list je eden glavnih dokumentov, ki sestavljajo osebni spis zaposlenega. Osebni list vsebuje podatke o zaposlenem: biografske podatke, izobrazbo, zakonski stan, sodelovanje v izvoljenih organih. Včasih namesto osebnega lista kadrovski oddelki uporabljajo vprašalnik, vendar so vprašanja v njem praviloma podobna stolpcem v osebnem listu.
Navodila
Korak 1
Osebni list v enem izvodu in ročno izpolni delavec sam ob prijavi na delo. Navodilo ne sme vsebovati popravkov in madežev. Po potrditvi navedenih podatkov z osebnim podpisom zaposleni pošlje osebni list v podpis zaposlenemu v kadrovski službi.
2. korak
Zaposleni v kadrovskem oddelku preveri verodostojnost navedenih podatkov in to preveri z dokumenti, ki jih je priskrbel delavec. Zaposlen mora predložiti naslednje dokumente: potni list, delovno knjižico, diplomo, vojaško izkaznico. Po potrebi se lahko predložijo tudi dokumenti o obstoječih izumih.
3. korak
Osebnemu listu se dodeli registrska številka, ki bo hkrati tudi številka osebne mape zaposlenega.
4. korak
V stolpcu "izobrazba" je treba uporabiti standardne formulacije: osnovna, nepopolna sekundarna, sekundarna, specializirana srednja, nepopolna višja, višja.
5. korak
V stolpcu "Zakonski status" mora besedilo ustrezati tudi splošno sprejetim: poročen (poročen), ločen (a), vdovec (vdova), samski (neporočen). V istem stolpcu so navedeni vsi družinski člani, ki živijo z zaposlenim, z navedbo stopnje odnosa (oče, mati, mož, žena, sin, hči). Priimek, ime in zaimek vsakega družinskega člana je treba navesti posebej, pa tudi leta rojstva - tudi za vsakega družinskega člana.
6. korak
V stolpec "Delo, opravljeno od začetka delovne dejavnosti" se vnesejo podatki na podlagi podatkov, določenih v delovni knjižici, ki jo je predložil delavec.
7. korak
Stolpci osebnega lista z vprašanji, katerih odgovor naj bi bil negativen, se izpolnijo, ne da bi se vprašanje samo ponavljalo. Se pravi, v stolpec »bivanje v tujini« je treba napisati »ni bilo« in ne »ni bilo v tujini«. Ali pa v stolpec "stopnja" namesto "nimam diplome" zapišite preprosto "nimam".
