Nenavadno je, da človeka od dela odvrnejo nepomembne dejavnosti, ki ga sam ne opazi. Takšne prekinitve lahko resno škodijo produktivnosti, saj motijo celoten potek dela. Naučite se zapisovati svoj čas, da ga ne izgubljate.
Sledenje času
Precej težko je optimalno načrtovati delovni čas. Najprej zaradi dejstva, da boste potem morali sami sebi priznati, da se levji delež delovnega časa porabi za posnemanje dejavnosti. Pravega koristnega dela skoraj ne opravimo, veliko časa porabimo za motene pogovore ali nenačrtovane odmore.
Čas bo pokazal objektivno sliko zaposlitve zaposlenega skozi ves delovni dan. Hkrati je zelo pomembno opozoriti tudi na najmanjše podrobnosti (oddih od dima ali sprehod z drugo skodelico kave). En dan ne bo dovolj za resnično sliko. Praksa kaže, da je treba evidence hraniti vsaj dva tedna in jih ponavljati četrtletno.
Ta postopek se izvaja ne zato, da bi pustil pečat v zgodovini, temveč zato, da lahko zaposleni sprejme ustrezne zaključke in spremeni svoj odnos do primera. Tako trezen pogled na čas delovnega časa bo povečal učinkovitost in uspešnost dela.
Najbolj zanesljiva slika ni dobljena med prazniki ali dnevi hitenja, ampak na začetku ali sredi meseca. Hkrati je treba upoštevati dejstvo, da se čas uradnega konca delovnega dne ne ujema vedno s časom konca dejanskega. Čas si zadržujete zase, ne za pregled, zato si zapišite realni čas.
Tehnične značilnosti merjenja časa
Pomemben je urnik, po katerem se načrtuje delovni čas zaposlenih. Poskusite paziti na svoj čas od trenutka, ko se zjutraj zbudite. Izhodišče je trenutek, ko zapustite posteljo. V tem primeru vam bo sledenje vašega časa pomagalo ne samo pri delu, ampak tudi v vsakdanjem življenju. Imeli boste čas za sprostitev, hobije in komunikacijo z družino.
Vsako spremembo dejavnosti je treba takoj zabeležiti. Po eni uri je precej problematično obnavljati nekaj iz minute v minuto. Na seznamu naj bodo telefonski pogovori (s kom, o čem, trajanje), odgovori na e-pošto in čas počitka. Poleg tega je treba pošto in klice deliti tudi na osebne in službene, odhodne in dohodne.
Na prvi pogled se zunanjemu človeku zdi, da človek dela z glavo, vendar je njegov rezultat pogosto blizu nič. Čas vam bo pomagal razumeti razloge za tako brezplodno dolgo delo. Naj ne takoj, ampak postopoma, nujno pa je, da se navadite na samoorganizacijo. Takšno računovodstvo je zastrašujoča naloga. Toda v tem primeru so rezultati očitni.
