Običajno je, da konferenca poimenujemo razširjeno srečanje, na katerem sodelujejo predstavniki več organizacij. Konference so lahko oddelčne, sektorske, regionalne, medregionalne in mednarodne. Razpravljajo o različnih, a tematsko povezanih problemih. V nekaterih primerih je odločitev konference tista, ki določa razvojno strategijo organizacije. Vsak izobražen človek lahko organizira tak dogodek, vendar je treba upoštevati nekaj premislekov.
Potrebno
- - seznam udeležencev;
- - povzetek govorov;
- - vizualni materiali;
- - tehnična sredstva.
Navodila
Korak 1
Naredite seznam udeležencev. Običajno so govorci o prihajajoči konferenci obveščeni vnaprej, potrditi morajo svoje soglasje in obvestiti temo poročil. Včasih pogoji zahtevajo predložitev besedil poročil ali vsaj povzetek. Oglejte si materiale.
2. korak
Odločite se za pravila. Odvisno je od tega, kako dolgo bo konferenca trajala, od števila govornikov in od oblik dela. Ali so predvidena samo plenarna zasedanja ali bo del dela potekal po odsekih? Pri drugi možnosti lahko za poročila dodelite več časa.
3. korak
Ne pozabite si nameniti časa za sopredstavitve in odgovore na vprašanja. Odločite se za obliko vprašanj. Udeleženci jih lahko vprašajo ustno, takoj po predstavitvi. Nato poskrbite za dodatne mikrofone. Vprašanja lahko oddate tudi pisno, potem morate razmisliti o mestu, kamor bodo poslušalci dali zapiske. Nekatera vprašanja lahko pripravite vnaprej.
4. korak
Naredite si dnevni red. Vrstni red govorov je lahko drugačen, odvisno od teme, v vsakem primeru pa je bolje, da se na začetku posvetujemo o splošnih vprašanjih in nato nadaljujemo s podrobnostmi. Po vsaki uri in pol do dveh delovnih ur poskrbite za kratek oddih (dobro je organizirati oddih za kavo), na sredini pa dolg oddih, med katerim se lahko udeleženci sprostijo in malice. Če je konferenca kratka (na primer ponovna izvolitev), dolgi odmori niso potrebni.
5. korak
Preverite stanje tehničnih sredstev. Preverite računalnik in video predvajalnik. Vprašajte predstavitelje, kakšno opremo potrebujejo in kateri programi naj bodo tam. Pred konferenco predstavitelje prosite, naj predložijo vizualne slike. Zelo dobro je, če ima oseba, ki dela z računalnikom, seznam, kdaj dati katero predstavitev. Pred konferenco preverite, ali so prispeli vsi govorniki, ali so se vsebine kaj spremenile.
6. korak
Pomislite na uvodno besedo. Udeležencem morate izreči nekaj pozdravnih besed, razložiti, kateremu dogodku je posvečena konferenca, postopek in pravila. Pred začetkom poročevalne in volilne konference dajte besedo predsedniku štetne komisije, ki mora povedati, koliko delegatov naj bi bilo in koliko jih je prisotnih. Če jih manjka, predlagajte začetek dogodka. Včasih je v tem trenutku primerno zapeti himno države ali mednarodne organizacije. Ponudite, da izberete predsednika, tajnika, štetje in uredniško komisijo. V mnogih primerih je mogoče sezname pripraviti vnaprej. Nadalje lahko dogodek vodi predsednik, ki objavi osnutek dnevnega reda (bolje je, da ga vtipkate in natisnete pred začetkom). Najprej se sprejme osnutek, nato se vnesejo spremembe in dopolnitve, nato pa se dnevni red potrdi kot celota.
7. korak
Med konferenco mora biti voditelj ne glede na to, ali je predsednik ali ne, ves čas v sobi. On je tisti, ki odloča o organizacijskih vprašanjih, ko se pojavijo. Če boste vseeno morali oditi, zaupajte svoje odgovornosti nekomu iz podobno mislečih.
8. korak
Konferenca se običajno konča s sprejetjem neke vrste odločitve. Predsednik prebere besedilo osnutka, občinstvo vnese spremembe in dopolnitve, uredniški odbor jih uvede, nato pa sklep potrdi.
