Podjetja, ki organizirajo konference, želijo doseči različne cilje. Za nekatere je to glavni poslovni proces, nekdo se postavi kot vodja v industriji in konferenca mu lahko ta status zagotovi. Nekateri vidijo konferenco kot pomemben del tradicije podjetja. Hkrati noben organizator ne želi pokvariti lastne konference, pa tudi, da bi ta potekala v dolgočasnem vzdušju in zbrala majhno število udeležencev.
Navodila
Korak 1
Zapišite vizijo in koncept konference na papir. Ustvarite kratek opis dogodka kot povabilo k sodelovanju.
2. korak
Oblikujte organizacijski odbor, v katerem bi se odražala naslednja področja: uprava (izberite vodjo organizacijskega odbora), program, oglaševanje, trženje, sodelovanje s partnerji, organizacijske zadeve, logistika in finance, prodaja in sodelovanje z udeleženci.
3. korak
Pripravite dokument, ki jasno prikazuje, do kdaj je mogoče doseči določene rezultate. Ta dokument bi moral odražati tudi usmeritve teh rezultatov.
4. korak
Naredite seznam želenih govorcev in se načeloma dogovorite.
5. korak
Razvijte statuse za svoje partnerje. Naštejte vse potencialne partnerje in dobite njihovo načelno soglasje.
6. korak
Naredite seznam potencialnih udeležencev in začnite pošiljati vabila.
7. korak
Poiščite konferenčno sobo.
8. korak
Opravite sestanek z osebo, ki bo odgovorna za registracijo.
9. korak
Napišite sporočilo za javnost (določeno informativno sporočilo, ki bo vsebovalo novice o tej organizaciji in omenjalo zapletenost strokovnjakov, partnerjev, lokacije).
10. korak
Pripravite pasice, video posnetke, intervjuje, predloge za predstavitve, zvočne posnetke, da boste lahko pozneje objavili na internetu na odprtih virih.
11. korak
Enkrat na dva tedna pošljite glasilo registriranim udeležencem z ustreznimi informacijami o tem, koliko programa so napolnili s strokovnjaki in kakšne spremembe ali novi dogodki so se zgodili. Dajte ljudem priložnost, da spremljajo priprave na dogodek, povabite druge zainteresirane ljudi kot partnerje in jih prosite, naj širijo svoje informacije o prihajajočem dogodku.
