Konferenca v kateri koli organizaciji je izjemno pomemben dogodek. Zahteva skrbno pripravo in brezhibno izvajanje. Vsak odtenek lahko pokvari vtis o vašem podjetju. Obstajajo osnovna načela, ki jih je treba upoštevati za organizacijo uspešne konference.
Potrebno
Papir, internet, denar
Navodila
Korak 1
Postavite si jasen cilj. Zakaj potrebuješ to konferenco? Kaj na koncu želite dobiti? Konferenca je lahko namenjena zagotavljanju podjetju zanesljivih poslovnih stikov, izboljšanju njegove podobe, iskanju vlagateljev itd. Glede na to je izbrana določena smer, ki se je je treba držati skozi celoten postopek priprave in izvedbe prireditve. Ne pozabite, da mora biti cilj dosegljiv, merljiv in v realnem času.
2. korak
Dajte ime dogodku. Če to ni prvič, ne pozabite navesti oštevilčenja. Ime mora biti svetlo, privlačno, zanimivo. Konferenca bi morala biti zainteresirana za vaše ciljno občinstvo.
3. korak
Določite jasno ciljno publiko. Tudi popolnoma pripravljena in organizirana konferenca morda ne bo imela učinka, če nanjo povabite napačne ljudi. Vprašajte se, kdo naj govori, čigar mnenje je treba slišati, kako lahko ta dogodek zanima goste. Poskusite določiti, kje in kako najbolje komunicirati s svojo potencialno ciljno skupino, kar vpliva na prave ljudi, da sprejemajo odločitve o udeležbi na dogodku, ki ga organizirate.
4. korak
Odločite se za čas in kraj konference. Večina konferenc poteka ob delavnikih (razen v petek), razen če je predviden daljši dogodek. Kraj v veliki meri določa celotno mnenje o dogodku kot celoti. Odnos gostov do konference se oblikuje tudi, ko samo iščejo konferenčno sobo ali hotel. Zato pot čim bolj podrobno opišite, po možnosti postavite znake.
5. korak
Najavite konferenco. Izberite medije, ki jih vaše ciljno občinstvo najpogosteje govori. Vanj umestite oglase ali članke o prihajajočem dogodku. Pošljite vabila vsem gostom, ki vas zanimajo. Ali bo glasilo ali pisano glasilo, je odvisno od vas. V vabilu navedite kraj, čas, ime in smer konference.
6. korak
Zberite odbor, ki bo preučil vse odgovore na vaš predlog in izbral najzanimivejše in najpomembnejše predloge. Po tem bo mogoče začeti oblikovati program prireditve.
7. korak
Razdelite odgovornosti znotraj ekipe. Nekdo je odgovoren za komunikacijo z gosti, nekdo odloča o vseh vprašanjih z mediji, nekdo vodi dogodek itd. Priskrbite dodatna gradiva za govornike vsem udeležencem konference. Pred dogodkom obvezno preverite vso opremo.
8. korak
Če ugotovite, da vam zmanjkuje časa, določite časovno omejitev za vsako predstavitev in število vprašanj. Prosite občinstvo, naj govornikom po dogodku zastavi dodatna vprašanja.
