Mnogo podjetij v okviru svojih dejavnosti pošilja zaposlene na službena potovanja. Zdi se, da nič zapletenega - samo zaposleni je šel na nalogo in se z nje vrnil. Toda tudi tako preprost dogodek zahteva precej obsežen postopek dokumentiranja.
Potrebno
- - potni list
- - dodelitev storitve
- - naročilo za službeno pot
- - predhodno poročilo
- - poročilo o opravljenem delu
Navodila
Korak 1
Izpolnite delovno nalogo za zaposlenega, v kateri podrobno navedete namen in čas potovanja zaposlenega. Običajno takšno nalogo pripravi vodja strukturne enote, v kateri dela delavec na službenem potovanju. Nato to delovno nalogo podpišite pri vodji podjetja, saj se on naknadno odloči o smotrnosti tega službenega potovanja.
2. korak
Pripravite potni nalog za zaposlene. Takšen ukaz običajno izda vodja podjetja na podlagi razporeditve dela, ki ga predloži vodja strukturne enote. Seznanite zaposlenega, ki gre na službeno potovanje, s to odredbo proti podpisu.
3. korak
Na podlagi naloga za službeno potovanje zaposlenemu izdajte potrdilo o službenem potovanju. To potrdilo označuje čas prihoda zaposlenega v namembni kraj in čas njegovega odhoda od tam. Po teh oznakah se po vrnitvi zaposlenega izračuna njegov dejanski čas, porabljen na službenem potovanju, in dodatek za potovanje.
4. korak
Zaposlenemu dajte predujem za potne stroške. Takšni stroški vključujejo plačilo dnevnic, potnih stroškov, najema nastanitve itd. Vsak dan se zaposleni plačajo za vsak dan službenega potovanja in za vse dni, ki jih preživi na potovanju. Če je zaposleni poslan na službeno potovanje v državi, se tak predujem plača v nacionalni valuti, če pa v tujini, pa v valuti države, v katero potuje.
5. korak
Na podlagi rezultatov vrnitve zaposlenega s službenega potovanja sestavite poročilo o opravljenem delu. To poročilo prikazuje obseg dela, ki ga je delavec opravil med potovanjem, in dejanske stroške potovanja, vključno z dnevnicami. Takšnemu poročilu so priloženi izvirni dokumenti, kot so: vozovnice za potovanje, potrdila o plačilu hotela itd. Nato se stroški v primerjavi z zneski, ki jih zaposlenemu prejmejo v obliki predujma, preračunajo: presežek sredstev se umakne ali vrne presežek. Zaposleni se mora podpisati s podatki poročila o opravljenem delu.
