Ukaz se nanaša na upravne dokumente, izda ga vodja organizacije, ki deluje na podlagi enojnega upravljanja, in je obvezen za izvajanje. Ta dokument je treba objaviti le, kadar je to potrebno, vsebovati posebna navodila za določene posameznike ali celotno ekipo, ne sme biti zamašen z nepotrebnimi, nepotrebnimi informacijami.
Prva skupina naročil naj vključuje organizacijske in upravljalne dokumente. Izdajo se v primerih, ko mora podjetje določiti vrstni red (strukturo) vodenja, kadrovanja, spremeniti kadrovsko razpredelnico, rešiti vprašanja reorganizacije (ustanovitve ali likvidacije strukturnih oddelkov) itd. Organizacijski ukazi se izdajo v podjetju pisma, v prosti obliki. Registrira in hrani jih tajnik ali oseba, odgovorna za vodenje evidence v podjetju. Obdobje hrambe za takšna naročila je neomejeno.
V drugo skupino spadajo operativni ukazi za upravne in gospodarske dejavnosti. Z njihovo pomočjo se rešijo vprašanja trenutnega dela podjetja, tehnične opreme, oskrbe. Izdajo se na podlagi rezultatov dela za določeno časovno obdobje, na podlagi rezultatov inšpekcijskih pregledov, revizij itd. Postopek izdaje in registracije takih ukazov je podoben prejšnji skupini, vendar je njihovo obdobje hrambe 5 let. Po preteku določenega obdobja se uničijo na predpisan način.
Naslednja skupina so naročila za osebje. Sestavljeni so, registrirani in shranjeni v kadrovskem oddelku. V skladu s pogoji se razlikujejo naročila za dolgoročno skladiščenje (75 let) in kratkoročna (manj kot 10 let).
Prvi vključujejo ukaze za sprejem, odpoved, trajni in dolgoročni začasni premestitev, spremembo priimka, dodelitev kvalifikacij, nazivov, diplom, dolga službena potovanja itd. Ta naročila so zabeležena v ločeni reviji, s črko "l / s "ali" k ". Konec leta jih praviloma oštevilčijo, sešijejo skupaj z ladijskim dnevnikom in predajo v arhiv. K drugemu - ukazi za odobritev dopustov, kratkotrajnih službenih potovanj, začasnih premestitev in nadomestkov, pripravništva itd. Ta naročila se hranijo 5 let, nato pa se s sestavo akta uničijo.
Večina naročil za osebje je sestavljenih na standardiziranih obrazcih. Tako se na primer pri prijavi na delovno mesto uporablja obrazec T-1, pri premestitvi - T-5, pri pošiljanju delavcev na službeno potovanje - T-9…. Če zahtevani obrazec ni med poenotenimi obrazci (na primer za naročilo za nadgradnjo kvalifikacijske kategorije), lahko podjetje razvije svoj obrazec.
