Naročilo je dokument velikega praktičnega pomena. Označuje nekatere posebne ukrepe: najem in odpuščanje zaposlenega, disciplinske ukrepe, potrebo po uvedbi nove tehnologije in še veliko več. Uradnik mora zagotoviti shranjevanje tovrstnih dokumentov in možnost hitrega iskanja pravega. Za to je vsakemu naročilu dodeljena enolična identifikacijska številka.
Potrebno
- - naročila;
- - ladijski dnevnik;
- - navodila o vodenju kadrovskih evidenc;
- - 2 ali 3 mape.
Navodila
Korak 1
Obrazec za registracijo naročil ni zakonsko strogo urejen. Obstaja standardno navodilo, ki ga je Rosarkhiv objavil 27. novembra 2000 in navaja, da je treba oštevilčevanje naročil osebja in glavne dejavnosti izvajati ločeno v koledarskem letu. Če delate v majhnem podjetju, kjer tajnica opravlja tudi delo referenta, zaženite 3 mape in 3 dnevnike za registracijo.
2. korak
Sestavite navodila za pisarniško delo. Lahko ga sestavlja le nekaj predmetov. Navedite, katera naročila je treba hraniti pet let in katera - 75. Zapišite, v katere nize so razdeljena naročila za vaše podjetje in kako ste se odločili, da jih določite. Naročila za glavno dejavnost so običajno oštevilčena z zaporedno številko, kadrovska pa s številko in črko. Številka je na primer lahko videti kot »Naročilo št. 2-l / s« ali »Naročilo št. 2-k«. Pomislite na različne oznake dokumentov z različnim rokom uporabnosti. Na primer, kratkoročno lahko označimo kot osebje, dolgoročno pa kot osebje.
3. korak
Naroke osebja razdelite na dva dela glede na rok uporabnosti. Dokumenti o zagotavljanju rednega ali izobraževalnega dopusta, kratkotrajnega službenega potovanja, spodbud in disciplinskih sankcij se hranijo 5 let. Naloge za zaposlitev, premestitev, odpustitev, dolga službena potovanja in dolge počitnice oddajte v drugo mapo. Na platnice registratorjev napišite ime mape in datum poteka veljavnosti. Ločeno izpolnite naročila za glavno dejavnost
4. korak
V velikih podjetjih naročila izdajajo različne službe. Dokumentacijo za glavno dejavnost praviloma vodi tajnik, za osebje pa kadrovski oddelek. Skladno s tem ima vsak svojo mapo in svoje računovodske knjige. Za kadrovskega strokovnjaka je dovolj, da začne z dvema knjigama in dvema mapama, pri čemer dokumente razdeli glede na obdobja hrambe. Vendar pa je pri zelo velikem pretoku dokumentov vsaka mapa pogosto razdeljena glede na vrste naročil. Če je vaše podjetje sprejelo ločen sistem za shranjevanje, še vedno oštevilčite naročila v skupni matriki in jih registrirajte v enem dnevniku.
5. korak
Naročila za glavno dejavnost lahko veljajo ne samo za celotno podjetje, temveč tudi za posamezne oddelke. Razvijte kodo za vsak oddelek ali oddelek. Lahko je črka ali številka. Ne pozabite, da se mora določanje naročil za glavno dejavnost razlikovati od tistega, ki je sprejeto pri vodenju kadrovskih evidenc vašega podjetja. V tem primeru je oštevilčenje znotraj splošnega polja "glavna dejavnost".
