Za računovodstvo, kroženje in shranjevanje različnih dokumentov kadrovske službe uporabljajo knjige naročil, dopustov, izpiskov in referenc. Registrski dnevniki so dokumenti za interno uporabo in se hranijo v kadrovski službi organizacije, za vzdrževanje in shranjevanje teh dokumentov pa je odgovorna posebej imenovana oseba.
Navodila
Korak 1
Uporabite obrazec dnevnika naročil, ki ga je odobrilo ministrstvo, ali ga oblikujte sami. Naredite pokrov iz težkega materiala. V sredino lista napišite ime organizacije in naslov knjige. Spodaj navedite začetni in končni datum za beleženje. Na hrbtni strani ovitka prikažite podatke o osebi, odgovorni za shranjevanje in izpolnjevanje dokumenta: navedite položaj, priimek in začetnice zaposlenega.
2. korak
Poskrbite, da strani ne bo mogoče spreminjati ali odstranjevati iz revije. Številčite in čipkajte strani knjige. Na zadnjo stran položite vosek ali pečat iz mastike, zagotovite že pripravljeno predlogo za potrditev vodji kadrovske službe ali vodji organizacije. Zapišite si: _ listi so v tem dnevniku oštevilčeni, vezani in zapečateni. Direktor: _ (podpis, dešifriranje podpisa). Datum: _ (dan, mesec, leto).
3. korak
Izberite priročno usmerjenost strani (ležeče, pokončno) za beleženje vnosov. Po želji uredite tabelo, ki vsebuje naslednje stolpce:
- serijska številka zapisa;
- datum vstopa;
- serijska številka naročila;
- položaj, priimek in začetnice osebe, ki je naročilo podpisala;
- povzetek naročila.
Če vam tabelarni pogled ni všeč, hranite evidence v prosti obliki. Glavna stvar je upoštevanje vrstnega reda dodelitve številk glede na datume odobritve naročil in zgornje informacije odražajo v knjigovodski knjigi.
4. korak
Vnose dnevnika naročil zapišite v modro, črno ali vijolično črnilo. Ne dovolite brisanja, brisanja in brisanja predhodno narejenih oznak. Če morate spremeniti, popravljeno besedilo prečrtajte z eno vrstico, da ga boste še vedno lahko prebrali. V isti stolpec ali vrstico vnesite nov pravilen vnos. Prosimo, podpišite in navedite datum spremembe. Če napake ni mogoče (na primer, če ni prostega prostora) popraviti na mestu, spodaj ustvarite nov zapis in ob zastarelih podatkih potrdite polje »zapis ni veljaven«.
5. korak
Ko končate beleženje dnevnika, si zapišite datum poteka dnevnika na sprednji naslovnici dnevnika.
