V skladu z delovnim zakonikom je delodajalec dolžan voditi evidence, hraniti in izdajati delovne knjižice. Tako je on tisti, ki je odgovoren za izgubo delovne knjižice. Odgovorna oseba je lahko uslužbenec kadrovske službe ali sam vodja organizacije
Odgovornost za izgubo delovne knjižice
Delovna knjižica je glavni dokument, ki potrjuje delovno aktivnost zaposlenega: beleži vse delovne izkušnje, po njenih podatkih se prejemki obračunajo v primeru začasne brezposelnosti, pokojnina pa se izračuna po dopolnitvi upokojitvene starosti. Izguba delovne knjižice zaposlenemu prinaša velike težave, zlasti pri zapletenem postopku obnove dokumenta, pa tudi nezmožnosti zaposlitve, preden se knjiga obnovi, in v zvezi s tem materialna škoda za nehote neobdelani dnevi.
Delovne knjižice vseh zaposlenih v zavodu ali podjetju se hranijo v kadrovski službi ali v računovodstvu, zato je oseba, ki je po opisu delovnega mesta odgovorna za vodenje delovne dokumentacije, odgovorna za izgubo dokumenta - običajno uslužbenec kadrovske službe ali računovodske službe. Če registracija in hramba delovnih knjižic uradno ni dodeljena nobenemu od uradnikov, je za škodo odgovoren delodajalec sam.
Za izgubo delovne knjižice obstajajo različne vrste odgovornosti. Glede na okoliščine izgube dokumenta in po presoji poslovodje lahko odgovorna uradna oseba kaznuje disciplinsko kazen, in sicer opomin ali razrešitev. Zakonik o upravnih prekrških Ruske federacije predvideva upravno odgovornost za kršitev postopka vodenja, evidentiranja, shranjevanja in izdaje delovnih knjižic. Upravna odgovornost se lahko naloži v naslednjih oblikah:
- globa od 1.000 do 5.000 rubljev za uradnika, ki je takšno kršitev storil prvič;
- uradna diskvalifikacija za obdobje do treh let za uradnika, ki je ponovno vpleten zaradi take kršitve;
- globa od 1.000 do 5.000 rubljev ali začasna prekinitev dejavnosti do 90 dni za osebo, ki opravlja podjetniško dejavnost brez statusa pravne osebe;
- globa od 30 tisoč do 50 tisoč rubljev, ustavitev dejavnosti do 90 dni za pravno osebo.
Postopek v primeru izgube delovne knjižice
Dejstvo, da je delodajalec izgubil delovno knjižico, se običajno ugotovi v postopku odpuščanja zaposlenega in potrebe po izdaji dokumentov. V tem primeru mora zaposleni najprej napisati izjavo, naslovljeno na vodjo o izgubi dokumenta. Vodja pa je dolžan v 15 dneh po prejemu vloge zaposlenemu dati dvojnik delovne knjižice.
Zaposleni ima tudi pravico do materialnega nadomestila. Izračuna se na podlagi povprečne plače in se izplača za vse dni izgube, štetje od dneva prijave do dneva, ko zaposlenemu izdajo dvojnik ali izvirnik delovne knjižice. Izplačilo odškodnine lahko delodajalec opravi prostovoljno na podlagi prošnje zaposlenega ali obvezno na podlagi odločbe pristojnih organov, na katero ima prizadeti subjekt pravico zaprositi.
