Obstaja mnenje, da je sestanek dogodek, ki ga je mogoče pripraviti spontano. Dejansko ta oblika poslovnega sodelovanja zahteva resno administrativno usposabljanje.
Tema srečanja
Razlog za sestanek mora oblikovati pobudnik. V tej vlogi nikakor ni vedno najpomembnejši udeleženec sestanka. Glede na dejstvo, da so sestanki lahko znotraj podjetja in ob sodelovanju številnih povabljencev, je pomembno temo opredeliti tako, da lahko pritegne vse ljudi, potrebne za dialog.
Običajno tehnično oblikovanje teme obravnava administrativno osebje ali neposredno tajnik sestanka. Dnevni red sestanka izhaja iz dane teme. Ta dokument vključuje vsa vprašanja, ki so predvidena za razpravo. Po predhodnem dogovoru se za vsako vprašanje dodeli govornik, ki mu določi rok za svoj govor, ne da bi upošteval razpravo. Rok razprave je določen na dnevnem redu posebej.
Za boljše razumevanje problematike ne bo odveč, če pripravimo izročnik, ki vključuje kratke reference, statistične podatke ali katere koli druge informativne informacije. Tajnik pripravi takšna gradiva z vsakim govornikom posebej.
Zadnja faza priprave dokumentarnega filma je priprava osnutkov odločitev o vsaki zadevi. Ta dokument predstavlja rešitve, ki jih predlagajo poročevalci na podlagi razprave. Posnamejo zadnje stavke, ki so jih predstavili govorci. Če se udeleženci ne strinjajo z možnostjo v osnutku sklepa, dokument popravi tajnik.
Povabljene osebe
Dnevni red v veliki meri določa približen seznam oseb, ki jih je treba povabiti, da obravnavajo zastavljena vprašanja. Produktiven način je torej, da z govornikom povabite ljudi, ki imajo nasprotno stališče. V tem primeru sestanek služi kot "okrogla miza" za stranke v spornih razmerah.
Udeleženci sestanka so obveščeni na kateri koli razpoložljiv način - telefonski klic, e-pošta ali osebno povabilo. Celoten paket dokumentov je treba vnaprej izročiti vsem sodelujočim, da se imajo možnost vnaprej seznaniti z gradivom.
Vodenje sestanka
Na sestanku mora sodelovati tajnica. Njegova naloga je po razpravi sestaviti protokol. Pri pripravi dokumenta ni pomembna dobesedna natančnost snemanja razprave, temveč odsev ključnih govorov in konkretnih predlogov.
Da bi izključili morebitna neskladja, je bolje, da potek sestanka posnamete na diktafon. Vsi udeleženci morajo biti obveščeni o začetku snemanja.
