Ko zaposleni zahteva izročitev izvirne delovne knjižice, se lahko uslužbenec kadrovske službe znajde v težkem položaju. Izdati ali ne izdati? In če ga izdate, kako ga urediti in kdo bo odgovoren, če se dokument izgubi?
Navodila
Korak 1
V skladu z zakoni določenimi pravili izdaja delovnih knjižic zaposlenim ni dovoljena. Zaposlen lahko prejme svojo delovno knjižico le v dveh primerih: na dan odpovedi ali pri premestitvi na drugo delovno mesto v drugi organizaciji.
2. korak
Delodajalec je v celoti odgovoren za vodenje in varovanje delovnih knjižic: vanje je dolžan vpisovati skladno z veljavnimi pravili, ustvariti ustrezne pogoje za shranjevanje (v sefu), voditi delovno knjižico itd.
3. korak
V 62. členu delovnega zakonika Ruske federacije je določeno, da mora delodajalec na pisno prošnjo zaposlenega izdati overjeno kopijo (ali izpisek) delovne knjižice najpozneje v treh dneh od datuma prijave.
4. korak
V večini primerov je fotokopija, vzeta iz delovne knjižice, dovolj za tretje organizacije, vendar pride do situacij, ko lahko zahtevajo predložitev izvirnika (pogosto tak konflikt nastane pri obdelavi dokumentov v pokojninskem skladu). Če zaposlenemu izdate njegovo delovno knjižico na potrdilu, odgovornost še vedno ostane na delodajalcu.
5. korak
V tem primeru je priporočljivo, da originalno delovno knjižico pošljete neposredno pokojninskemu skladu (in je ne posredujete prek zaposlenega). V tem primeru je treba od delavca sklada vzeti potrdilo, ki potrjuje dejstvo, da mu je delavčeva delovna knjižica prešla.
6. korak
V določenih primerih lahko tretja organizacija poskrbi za fotokopijo delovne knjižice, ki je ni overjena s strani delodajalca, temveč pri notarju. Zaposleni v kadrovskem oddelku se lahko z zaposlenim dogovori o pogojih, pod katerimi bo organizacija plačala storitve notarja za overitev, zaposleni pa nato nadomesti stroške teh storitev. A tudi v tem primeru ne bi uslužbenec overil kopije delovne knjižice (torej biti prisoten pri notarju), temveč uslužbenec kadrovske službe.
