Dokumenti so sestavni del vseh dokumentov v podjetju ali organizaciji, ne glede na to, ali so zasebni ali javni. Dokumenti se izpolnjujejo, razvrščajo, pošiljajo, sprejemajo itd. Če je dokumentov več, je preprosto treba sestaviti register - to ne bo poenostavilo samo dela uradnikov in drugih kategorij delavcev (ekonomisti, računovodje itd.), Temveč tudi zaposleni v drugih organizacijah, če sprejmejo dokumente, ki jih pošljete.
Navodila
Korak 1
Zberite potrebne dokumente ene kategorije, to je dokumente, povezane z eno vrsto (potrditev proizvodnih stroškov, prevzemno-prodajni dokumenti itd.). Ločeno zbirajte administrativno dokumentacijo: ukaze, uredbe, ukaze. Razvrstite jih po avtorstvu (ukazi vodje organizacije, ukazi vodij oddelkov itd.).
2. korak
Ustvarite mape za shranjevanje že razvrščenih dokumentov in vse shranite v kronološkem vrstnem redu. Naredite popis vsake mape. Dajte jim inventarno številko.
3. korak
Na podlagi dokumentov ustvarite tabelo z ustreznimi polji, tako da list razdelite na stolpce in vrstice. Stolpce podpišite glede na namen dokumenta in njegovo funkcionalnost. Hkrati ne pozabite, da mora register vsebovati izčrpne podatke o dokumentih, tako da vam zaradi takšnih ali drugačnih razlogov ni treba vedno znova odpreti samega dokumenta in ga preučevati iz takšnih ali drugačnih razlogov. Tako mora na primer register dokumentov, ki potrjujejo nastale stroške, vsebovati naslednje stolpce: številka dokumenta, ime, vsebina dokumenta, znesek in oznaka ob vrnitvi dokumenta.
4. korak
Po drugi strani pa je register dokumentov delničarjev JSC, JSC itd. mora vsebovati potrebne podatke za identifikacijo vseh oseb, vpisanih v register, določitev njihovih pravic do delnic, o prejemu dohodka od delnic oseb, vpisanih v register, zbiranje podatkov o vseh lastnikih delnic, pa tudi podatke o prejem vseh vrst obvestil o sestankih in drugih dogodkih.
5. korak
Zavedati se morate, da je treba pri prihodnjem sestavljanju registra dokumentov zaradi lažjega in hitrejšega iskanja vse evidence hraniti v kronološkem vrstnem redu.
6. korak
Samo če je register dokumentov pravilno sestavljen, vam ne bo treba porabiti dodatnega časa za iskanje, lahko hitro in enostavno najdete papir, ki ga potrebujete, pošljete zahtevano zahtevo ali obvestilo in preprosto kakovostno opravite svoje delo.
