Odhodni dokumenti so uradna pisma, ki jih organizacija pošlje tretjim naslovnikom (dobaviteljem, potrošnikom, regulativnim organom itd.) Ali kolegom iz drugih mest. Odgovornost za ravnanje s to korespondenco imata praviloma dva uslužbenca: sestavljalec in referent. Prvi je odgovoren za pripravo in dogovor o besedilu. Drugi registrira pismo, pošlje izvirnik na cilj in shrani kopijo storitve.
Potrebno
- - obrazec podjetja;
- - računalnik, na katerem je nameščen urejevalnik besedil;
- - ladijski dnevnik registracije odhodne dokumentacije.
Navodila
Korak 1
Če ste prevajalnik
Pripravite osnutek dokumenta. Odhodna pisma so lahko proaktivna in odzivna. V prvem primeru začnete (sprožite) dopisovanje z drugo organizacijo ali določeno osebo o katerem koli uradnem vprašanju. Odgovor mora vsebovati podatke, ki ustrezajo prejeti zahtevi.
2. korak
Natisnite pismo v dveh izvodih na zaznamke vaše organizacije. Prepričajte se, da je zgornji del dokumenta, tako imenovana "glava", pravilno formatiran. Poleg podrobnosti o podjetju, ki se nahajajo na obrazcu na desni, vključujejo podatke o naslovniku in glavo pisma.
3. korak
V zgornji levi kot vnesite naslov, začetnice in priimek osebe, ki ji je dokument namenjen, naslov organizacije ali posameznika. Postopek določanja informacij mora biti popolnoma enak, na primer:
"Generalnemu direktorju LLC" Volna"
I. I. Sidorov
Rabochaya st., 37, pisarna štirinajst, Saratov, 109235.
4. korak
Na desni strani pod podrobnostmi o svoji organizaciji postavite naslov pisma. Biti mora kratek in jasno odraža vsebino besedila. Na primer: "O izvedbi načrtovanega pregleda sanitarnega stanja stavbe" ali "O zagotavljanju informacij o hišah, ki potrebujejo večja popravila."
5. korak
Glavno besedilo začnite tako, da se obrnete na naslovnika in navedete razlog, zaradi katerega mu je to pismo poslano. Na primer: »Dragi Ivan Ivanovič! Obveščamo vas o načrtovanem pregledu sanitarnega stanja najete stavbe 14. januarja 2011 «.
6. korak
Če so k odhodnemu dokumentu priloge, jih navedite za glavnim besedilom, na primer: »Priloga na 3 straneh. v 1 izvodu. Na samem koncu zadnje strani besedila je treba navesti avtorja dokumenta. Avtor pisma praviloma vpiše svoj priimek, začetnice in službeni telefon, manjši od glavne pisave.
7. korak
Pismo preverite pri odločevalcih v vaši organizaciji v katero koli smer. Na primer, dokumente, ki vključujejo porabo sredstev, potrdi računovodja, odgovore na prošnjo davčnega urada pa podpiše odvetnik. Zaposleni v organizaciji, ki pismo odobrijo, dajo osebne podpise s prepisom na drugi izvod na koncu besedila, pod mestom za vizum vodje. Po prejemu potrebnih odobritev odhodni dokument podpiše vodja organizacije.
8. korak
Dogovorjeni in podpisani dokument oddajte referentu. Če želite obdržati kopijo, natisnite dodatno kopijo. Prosite prodajalca, naj na njem postavi odhodno številko.
9. korak
Če ste uslužbenec
Sprejmite odhodno pismo od originatorja. Preverite razpoložljivost in pravilnost glavnih podrobnosti, odobritvenih vizumov, informacij o ustvarjalcu in podpisa upravitelja. Bodite pozorni na prisotnost prilog k pismu.
10. korak
Podatke o dokumentu zapišite v dnevnik odhodne pošte. Če je vaša organizacija prešla na elektronsko upravljanje dokumentov, nadaljujte v skladu z navodili za vzdrževanje baze podatkov. Za tradicionalni ladijski dnevnik ni strogih pravil za registracijo. Vendar se v praksi najpogosteje uporablja tabela z naslednjimi stolpci:
- datum;
- številka odhodnega dokumenta;
- naslovnik;
- povzetek (naslov);
- avtor dokumenta;
- Opomba.
11. korak
Odhodna številka se oblikuje na naslednji način. Najprej določite številko seznama zalog v mapi, v kateri so shranjene kopije odhodnih sporočil. Zapišite serijsko številko določene črke s pomišljajem ali poševnico. Dobili boste: "01-14-256" ali "01-14 / 256", kjer je 01-14 številka primera, 256 je številka dokumenta.
12. korak
V posebno vrstico obrazca vnesite odhodno številko. Za odgovorno pismo obvezno navedite tudi številko dohodnega dokumenta, s katerim je povezan. Zaprite prvi izvod pisma (brez odobritvenih vizumov) v kuverto in ga pošljite naslovniku. Kopijo dokumenta vložite v ustrezno mapo.
