Za pisca začetnika je zasnova dohodne korespondence lahko preizkus moči. Kakor hitro pa je postopek razčlenjen na preproste in razumljive korake, postane neopazen del delovnega dne.
Navodila
Korak 1
Vsi dokumenti, ki jih organizacija prejme, morajo biti registrirani istega dne, ne glede na to, kako so prišli tja (po elektronski pošti, po kurirju, po faksu itd.). Natisniti je treba elektronsko pošto, snemati telefonska sporočila.
2. korak
V stolpcu št. 1 revije je naveden datum prejema vsakega dokumenta. Stolpec št. 2 - njegova registrska številka. Številka se dodeli po vrstnem redu prejema, pri čemer se vsako koledarsko leto začne z enim. Nato se preveri vsak dostavljeni dokument: ali je bil dostavljen pravilno, ali je paket nedotaknjen. Če ni označena "osebno", se odpre ovojnica ali vrečka in preveri vsebina. Če je inventar, ga preverijo. Če nekateri od navedenih dokumentov manjkajo, morate sestaviti ustrezen akt in v dnevniku dohodne korespondence v rubriko "Opombe" dodati opombo. Število listov s prilogami je navedeno v stolpcu št. 3.
3. korak
Vrsta korespondence je vpisana v stolpec št. 4. To je lahko zahteva, poročilo o uskladitvi, pismo, potrdilo, telegram, obvestilo itd. Naslednja dva stolpca označujeta pošiljatelja in odhodno številko pisma.
4. korak
Povzetek pošiljke mora biti naveden v stolpcu št. 7. Na primer, „O predložitvi potrdila o dolgu AA Ivanova. banka "ali" Vloga za preračun plač VV Sidorove ".
5. korak
Nato se korespondenca razdeli naslovnikom, po prejemu resolucije pa se vnese v stolpec št. 8, pri čemer se pri naslednjih dveh izvršiteljih navede rok za izvedbo dokumenta. Opombe kažejo, da je bil dokument izvršen in kje je vložen.
