Kadrovska služba ima pomembno vlogo - nadzoruje in upošteva vse zaposlene v organizaciji. Njegova struktura in dejavnosti se lahko nekoliko razlikujejo, odvisno od velikosti in smeri poslovanja. Toda kadrovska služba ni samo funkcionalna enota, ampak je tudi obraz podjetja, saj se tu začne vsak kandidat prijavljati z njim.
Ime govori samo zase: tu poteka delo s kadri in osebjem. Zaposleni sodelujejo pri oblikovanju osebja podjetja. Kadrovska služba mora organizaciji zagotoviti ustrezne strokovnjake, v ta namen pa sestavi kadrovsko mizo. Izbor zaposlenih se izvaja s pomočjo posebej razvitih strategij: predložitev informacij o prostih delovnih mestih v medijih in zavodih za zaposlovanje, uporaba izbirnih metod, testiranje, postopki za prilagoditev strokovnjakov in naknadno usposabljanje. V sodobnem svetu so najnovejši postopki postali relevantni in se uporabljajo v večini velikih podjetij. Ni pa dovolj, da najameš osebo. Najemanje, odpuščanje in selitev katerega koli zaposlenega mora biti dokumentirano v skladu z zakonodajo države. Regulatorni organi v svetu dela spremljajo tudi pravilnost kadrovske dokumentacije. Za vsako delovno mesto je treba predpisati opise delovnih mest, varnostna navodila ter tehnološka ali proizvodna navodila. Vsi so certificirani s strani vodstvenih kadrov, kadrovska služba spremlja seznanjanje zaposlenih z njimi, vodi dnevnike usposabljanj, nagrajevanje pa je eden od motivacijskih dejavnikov pri zaposlovanju. Sodobni kadrovski oddelki imajo tudi strokovnjake za izvajanje sistemov delovne motivacije. Toda glavna naloga oddelka je pravilno upoštevati delo zaposlenih, določiti število delovnih dni, prostih dni in bolniških dni za izračun plač, počitnic in predložitev informacij računovodstvu organizacije. Poleg tega mora kadrovska služba podatke o zaposlenih predložiti pokojninskemu skladu Ruske federacije, zavarovalnicam, davčnim in migracijskim službam in lahko deluje tudi kot pooblaščena oseba pri prejemanju dokumentov iz teh organizacij. Glede na velikost organizacije lahko funkcionalnost kadrovske službe dopolnimo z drugimi funkcijami, na primer organizacijsko. Idealno bi bilo, če bi služba s pomočjo pristojne kadrovske politike zagotovila ne le pravilen pretok dokumentov podjetja, temveč tudi uspeh njenih poslov. S povečanjem vodljivosti, motivacije in povezanosti zaposlenih ta strukturna enota številnim podjetjem omogoča zmanjšanje prometa in stroškov zaposlovanja.
