Sestanki so bistveni element poslovnega življenja. Je orodje za spremljanje, določanje ciljev upravljanja in izvajanje povratnih informacij. Na sestanku se pripravijo poročila in podajo informacije o trenutnem stanju. Njeni udeleženci imajo priložnost, da se med seboj pogovorijo in na koncu sprejmejo odločitve, potrebne za uspešno dokončanje dodeljenih nalog.
Navodila
Korak 1
Določite namen sestanka. Udeleženci se lahko na primer zberejo, da opravijo predhodno izmenjavo mnenj, poslušajo poročilo o stanju, pripravijo priporočila za reševanje morebitnih vprašanj ali sprejmejo ta vprašanja. Tema srečanja bi morala zanimati vsakega udeleženca srečanja.
2. korak
Naredite dnevni red sestanka. V njem navedite seznam vprašanj, ki jih je treba med njim poslušati in razpravljati o njih. Razpravljati je treba le o tistih vprašanjih, ki jih ni mogoče rešiti v delovnem redu. Pošljite predhodni dnevni red sestanka vsem udeležencem in prisluhnite njihovim željam ter komentarjem na temo in dnevni red sestanka. Dnevni red prilagodite ob upoštevanju izraženih želja.
3. korak
Odločite se za kraj, čas in način sestanka. Za vsako točko dnevnega reda določite govornike in kontaktne točke. Predstavitelje prosite, naj vnaprej predložijo svoje povzetke. Določite urnik sestanka, navedite čas, določen za razpravo o vsaki temi. Pošljite končni dnevni red in dnevni red vsakemu udeležencu.
4. korak
Po potrebi udeležencem pošljite povzetke poročil, ki bodo predstavljena na sestanku, osnutke odločitev, informativne zapiske in analitična gradiva.
5. korak
Razmislite o vprašanju, kako najbolje sedeti udeležence sestanka, da bi zmanjšali možnost konfliktnih situacij na minimum. Psihologi so opazili, da ljudje, ki sedijo drug proti drugemu, pogosteje vstopajo v konflikte in spore, redkeje tisti, ki sedijo drug ob drugem. Upoštevajte ta dejavnik.
6. korak
Določite predsednika, ki bo lahko vodil sestanek, tako da bodo vsa vprašanja rešena na optimalen način in v najkrajšem možnem času. Za to mora zagotoviti konstruktivne odločitve vsakega udeleženca sestanka in narediti razpravo poslovno.
7. korak
Zagotovite natančen vrstni red izvajanja programa sestanka, ki bo dokaj uspešen in odločitve, sprejete na njem, bodo učinkovite.
