Odločitve, sprejete na skupščini, so seveda zapisane v zapisnik. A sprejeti so v izvršitev le, če je pravilno formalizirana. V tem primeru so glavne zahteve naložene vsebini dokumenta in ne njegovi obliki. Zato je treba pri njegovi sestavi posebno pozornost nameniti navedbi obveznih podatkov. Nepaznja v tem primeru lahko ogrozi priznanje sprejetih odločb kot nezakonitih.
Potrebno
A4 papir
Navodila
Korak 1
Za začetek vzemite pisemsko glavo podjetja, namenjeno za papirologijo za interno uporabo. To vam bo poenostavilo nalogo in vam omogočilo, da ne boste ročno izpolnjevali podrobnosti organizacije. V nasprotnem primeru vzemite navadne papirje formata A4 in napišite ime organizacije ali skupnosti in njene začetne podatke. Nato navedite kraj in uro sestanka. Naslov dokumenta zapišite v sredino in takoj pod njim na kratko opišite temo sestanka.
2. korak
Uvodni del dokumenta začnite z navedbo izvoljenega predsednika seje in tajnika. Nato podajte prepis svojega polnega imena in naziva delovnega mesta. Prav tako za besedo "Udeleži se" navedite ostale udeležence sestanka. Če je veliko oseb, tukaj navedite njihovo število in navedite povezavo do prijave, v kateri bodo navedene. Zadnji odstavek uvodnega dela je dnevni red. Tukaj po vrsti napišite vsa vprašanja, ki so predložena v obravnavo na tem sestanku.
3. korak
Pripravite glavni del zapisnika v skladu z dnevnim redom, pri čemer upoštevajte vrstni red obravnave vprašanj po njihovem oštevilčenju v objavi. Opis vsakega predmeta začnite s poglavjem »Poslušano«, v katerem so navedena imena zvočnikov. V razdelku »Govorniki« navedite besedila njihovih sporočil. Za zaključek napišite odločitve, sprejete v odstavku "Odločeno" in navedite število tistih, ki so glasovali "za", "proti" ali "vzdržani".
4. korak
V zadnjem delu dajte podpise predsednika seje in tajnice, ki sestavi zapisnik. Tukaj obvestite o priloženem prepisu skupščine, če zapisnik med sejo ni bil sestavljen, ampak sestavljen kasneje.
