Priprava javnega nastopanja je ena ključnih nalog PR-vodje. Pogosto je treba besedila pripraviti ne le za govorce organizacije, temveč tudi za njihova poročila. Zato je treba to veščino izpopolnjevati in izboljševati v celotni karieri, še posebej, ker lahko uspešen javni nastop učinkoviteje izboljša ugled organizacije kot desetine objav v medijih.
Usposabljanje
Pomembno je pravočasno izvedeti dogodek, kjer je predviden javni nastop, da bi imeli čas za zbiranje vseh začetnih informacij:
- Kdo bo v dvorani: družbena raven, povprečna izobrazba prisotnih, zvestoba govorniku in podjetju, ki ga zastopa;
- Tehnične značilnosti: rok za predstavitev, kdo bo govoril pred govornikom in po njem, splošna tema dogodka, ali se pričakujejo vprašanja občinstva;
- Katere naloge organizatorji dodelijo govorčevemu govoru: odgovori na vprašanja, ki jih občinstvo želi slišati.
Tehnika pisanja
Ko se je odločil za splošne informacije, mora biti tekstopisec (oseba, ki piše govor za govornika) hrbtenica govora. Kot vsako besedilno gradivo mora vsebovati kanon - uvod, glavni del, zaključek. Po tej hierarhiji je treba zgraditi celo triminutni pozdrav.
Uvod naj vključuje pozdrav, kratek uvod v organizacijo in osebo. Glede na temo govora je dovoljeno govorniku "dati v usta" nekaj besed o tem, kaj organizacija počne, kakšni rezultati so doseženi, kakšni so načrti za tekoče obdobje, pa tudi ob trenutni dogodek.
Etično je, da svoj govor začnete s pozdravom občinstvu in organizatorju dogodka: »Spoštovani! Spoštovani predsedujoči (polno ime) . Če se patronimi ne uporabljajo v publicistiki, potem govori zagotavljajo poslovno privlačnost - Ivan Ivanov, Ivan Ivanovič ali Ivan Ivanovič. V javnih govorih naslavljanje po priimku ni dovoljeno. Glede na stopnjo dogodka lahko uporabite naslov g. - g. Ivanov itd.
Glavni del naj obsega razkritje teme govora. Osrednji del pozdravnega govora je torej omemba skupnega dela z organizatorji dogodka, glavnih mejnikov interakcije in rezultatov. Za poročilo je glavni del razkritje teme itd.
V zadnjem delu se mora govorec zahvaliti občinstvu za pozornost, izraziti upanje za plodno delo na dogodku in občinstvo nagovoriti s ključnim sporočilom.
Zvočniške funkcije
Vsak govornik ima svoje značilnosti javnega nastopanja. To je lahko značilno zategovanje samoglasnikov v trenutkih zmede, jecljanje med vznemirjenjem, težko dihanje pri izgovarjanju težkih besed itd. Pisci besedil morajo poznati govorčeve slabosti bolje kot njega samega in jih upoštevati pri pripravi govora.
Slog javnega nastopanja se presenetljivo razlikuje od priprave sporočila za javnost ali drugih dokumentarnih besedil. Stavki naj bodo čim krajši in preprostejši. Praksa kaže, da je občinstvo sposobno zaznati stavek, sestavljen iz največ 12 besed. O intonaciji njihove izgovorjave bi govornik moral intuitivno ugibati. Da bi razumel, ali je stavek pravilno sestavljen, mora zapisovalec vsako besedo izgovoriti sam, medtem ko pripravlja besedilo.
Naloga pisca besed je skriti slabosti govorca in uporabiti prednosti. Če ima govornik na primer določeno karizmo in zna komunicirati z občinstvom, lahko v govoru dovolite nekaj primernih in občutljivih šal. Ne sme jih biti veliko in ena je dovolj za kratek govor. Pomembno je tudi vedeti, da lahko samo javni govorci kompetentno predstavijo šale.
Natisnjeno besedilo
Besedilo je treba predstaviti govorniku čim prej, da se lahko sam prilagodi in izvede več vaj. Tudi najbolj izkušeni izvajalec ne bi smel zanemariti vaj, kar bi bilo gotovo treba izvesti na glas.
V besedilu je pomembno, da vse številčne izraze zapišemo z besedami: namesto "3, 5" je treba napisati "tri točke pet desetin". Tako bo zvočnik lažje razumljiv.
Natisnjena pisava mora imeti velikost najmanj 14 točk z razmikom ene vrstice in pol. To bo voditelju (ali samemu piscu besedil) omogočilo, da odloži intonacijske znake v obliki puščic, s čimer bo govor dobil izraz in premišljenost.
Pri pisanju težkih besed je pomembno, da uporabite stres. Če urejevalnik besedila ne dovoljuje serifov, je poudarjen samoglasnik poudarjen krepko.
Pomembna za besedilo je pomenska razčlenitev na odstavke. Morali bi biti majhni, strogo ločeni z intelektualnim poudarkom.
