Tok je uradni dokument, ki je potreben za natančno beleženje dogajanja med razpravo. Zdaj se protokoli hranijo tudi na poslovnih sestankih in pogajanjih. Ta dokument vsebuje dosleden zapis vseh vprašanj, o katerih je razpravljala komisija, in odločitev, sprejetih v kronološkem vrstnem redu. Če se boste kdaj morali ukvarjati z beleženjem, ne pozabite, da priprava tega dokumenta poteka v več fazah.
Navodila
Korak 1
Usposabljanje. Registrirajte vse udeležence sestanka, po možnosti po abecednem vrstnem redu navedite njihova imena in položaje. Te podatke bi morali čim natančneje, brez običajnih okrajšav, odražati v protokolu.
2. korak
Metode za sestavljanje protokola. Vse je odvisno od tega, kako je običajno zapisovati informacije o sestankih komisije v določeni organizaciji ali podjetju: bodisi stenografija, zvočni posnetek bodisi ročno napisani zapiski. Glede na to boste morali sestaviti protokol, prepisati prepis ali zvočni posnetek ter abstraktno vsebino poročil, ki so bila na dnevnem redu.
3. korak
Protokoli so popolni in jedrnati. Če niste bili vnaprej opozorjeni o tem, kateri vzorec protokola je sprejet v organizaciji, se lahko sami odločite, kaj bo bolj priročno.
4. korak
Pri pripravi celotnega protokola boste morali voditi evidenco vseh govorov in poročil, pri čemer bo vsak od njih vsaj tezo. Kratek protokol predvideva samo snemanje imen govorcev in tem njihovih govorov.
5. korak
Registracija protokola. Na takem dokumentu je treba navesti ime organizacije, neposredni datum seje komisije, registracijsko številko, podpise. To so osnovne zahteve GOST. Brez teh informacij se protokol šteje za neveljavnega in neveljavnega.
6. korak
Upoštevajte, da je v besedilu protokola še vedno uvodni in glavni del. Uvodni del je enak za polne in kratke zapisnike, v njem so navedena imena tajnika, ki vodi zapisnik, in predsednika komisije ter skupno število udeležencev seje. Ljudje, ki niso uradni člani komisije, vendar so kljub temu prisotni na seji, so v punkciji označeni kot "povabljeni".
7. korak
Noben protokol nima dokumentarne veljave, dokler ga ne podpišeta sekretar in predsednik. To je predpogoj.
