Prisotnost pečata na dokumentu kaže na njegov pomen, verodostojnost in uradni status. Vendar pa se pri dejavnostih podjetij občasno pojavijo vprašanja, kje in kakšen pečat je treba postaviti.
Najprej so pravila za pritrditev pečata odvisna od njegove vrste in dodatne opreme. Tako je na dokumente državnih institucij nameščen uradni pečat s podobo dvoglavega orla. Komercialne organizacije in samostojni podjetniki dokumente potrjujejo s standardnim okroglim žigom, ki vsebuje ime (priimek, ime in ime), podatke o registraciji in po želji tudi logotip podjetja, dokumente, sklepanje pogodb, izvrševanje plačilnih nalogov in čekov, uradno pisma, pooblastila itd., lahko naredite dodatna: za poizvedbe, finančne dokumente, kadrovsko službo. Hkrati bi moral biti na odtisu naveden njihov namen. Glavni pečat potrjuje podpise prvih oseb - direktorjev in njihovih namestnikov, dodatnih pa zaposlenih zaposlenih v ustreznih službah (računovodstvo, kadrovska služba itd.). Odtis mora biti nameščen tako, da delno zajema naslov delovnega mesta osebe, ki je podpisala dokument, podrobnosti podpisa in pečata pa so jasno vidne. Državni sistem dokumentacijske podpore za upravljanje (GSDOU), odobren z odredbo Glavarchive ZSSR 23. maja 1988, določa seznam dokumentov, na katerih je glavni ali uradni pečat. Novejše izdaje ni, toda glede na sedanji trenutek je videti tako: - dejanja; - pooblastila; - pogodbe; - sklepi, pregledi; - vloge (za akreditiv; o zavrnitvi sprejema, zahtevke itd.); - potni list; - vzorci odtisov pečatov in podpisov; - pisma; - plačilni nalogi, zahteve, čeki, za prenos valute itd.; - predpisi o organizaciji; - registri; - ocene stroškov; - dogovori; - potrdila (arhiv, limit, o plačilu zavarovalnih zneskov, itd.); - specifikacije; - naslovni seznami; - potrdila; - listine organizacij; - kadrovske razpredelnice. Da bi izključili morebitne nesporazume pri uporabi pečatov, je priporočljivo, da podjetja sama določijo seznam dokumentov in seznam oseb in vzorci podpisov, za katere je potreben overitveni žig. Poleg tega obstajajo enotne oblike dokumentov z zahtevanim "M. P." - kraj tiska. V takih primerih običajno ni vprašanj, kam postaviti pečat, vendar je treba upoštevati splošno pravilo: odtis mora biti jasen in čitljiv.
