Delodajalec se lahko z urnikom počitnic svojih zaposlenih seznani na več načinov. Najpogosteje kadrovske službe izdajo poseben list za poznanstvo ali izpolnijo zadnji stolpec v samem dokumentu.
Ena od odgovornosti vsakega delodajalca je pravočasno seznanitev zaposlenih z lokalnimi akti, ki so izdani v podjetju in so neposredno povezani z njihovimi dejavnostmi. Neizpolnitev te obveznosti lahko povzroči upravno odgovornost in dodatne težave v odnosih z zaposlenimi. Zato menedžerji in kadrovske službe podjetij delavce seznanjajo s takimi dokumenti proti podpisu, ki je prav tako zapisan v delovnopravni zakonodaji. Eden od lokalnih aktov določene vrste je urnik počitnic zaposlenih, za katerega se lahko uporabita dve metodi: sestavljanje ločenega seznama za znance ali zbiranje podpisov zaposlenih neposredno na samem urniku.
Sestavljanje seznama za seznanitev z zaposlenimi
Ustvarjanje ločenega dokumenta, imenovanega znanstveni list, je univerzalen način posredovanja informacij o urniku počitnic zaposlenim. Tovrstno obvestilo uporablja večina organizacij, glavna naloga seznama pa je pridobiti pisno potrditev zaposlenih, da so prebrali dokument. Zato je ta dokument lahko sestavljen v kakršni koli obliki, vendar mora vsebovati podrobnosti urnika počitnic za ustrezno koledarsko leto ter imena zaposlenih in zbrati njihove osebne podpise. Priimki in podpisi so običajno dani v obliki tabele, kar poenostavi organizacijo postopka seznanitve z lokalnimi akti.
Zbiranje podpisov zaposlenih na urniku počitnic
Nekateri kadrovski oddelki raje zbirajo podpise zaposlenih o seznanitvi z urnikom počitnic neposredno na tem dokumentu. Obrazec počitniškega urnika je poenoten, vendar se za namene obveščanja zaposlenega pogosto uporablja zadnji nezahtevani stolpec tega dokumenta, ki se imenuje "Opomba". Ker so vsi podatki vsakega zaposlenega v urniku ter datumi začetka in konca dopusta v naslednjem koledarskem letu v tem lokalnem zakonu že razčlenjeni v ločene vrstice, je osebni podpis v zadnjem stolpcu ustreznega vrstica samodejno potrjuje dejstvo, da je zaposleni z dokumentom seznanjen. Ta način sporočanja informacij ni nikjer prepovedan, vendar se uporablja razmeroma redko.
