Tajnik organizira, razdeli in zagotavlja dejavnosti vodje. Najprej je asistent pri različnih organizacijskih vprašanjih. Takšno delo zahteva hiter prehod z ene vrste dela na drugo.
Tajnik ima veliko nalog, vendar jih združuje skupen cilj: vodji zagotoviti maksimalno pomoč pri njegovem delu in prihraniti čas. Tajnik mora delati z dokumentacijo, telefonom, faksom, sprejemati in distribuirati klice, komunicirati z obiskovalci, organizirati sestanke, sestanke, službena potovanja za vodstvo.
Naloge tajnice
Pogosto so v majhnih organizacijah tajniku zaupane tudi funkcije referenta. Sem spadajo vzdrževanje in upravljanje uradnih papirjev, priprava dokumentov, organizacija prometa in dejavnosti z njimi, računovodstvo in hramba.
Če količina ni preveč pomembna, je za to odgovorna tajnica. Če je obseg zelo velik, se uvede mesto referenta, ki zahteva posebno izobrazbo. Glavna dejavnost tajnice je delo s pisarniško opremo in dokumenti. Potrebna je previdnost in natančnost.
Znanje tujih jezikov postane prevladujoča točka. Pri sestavljanju življenjepisa je obvezno navesti raven njihovega znanja.
Izobraževanje se ne bi smelo nujno razlikovati po posebni specializaciji. Nepogrešljiv pogoj pa je njegovo bistvo, povezano s sposobnostjo analize podatkov in iskanja pristopa do ljudi.
Pri osebnih lastnostih ni odveč omeniti umirjenost, organiziranost in družabnost. Tajnica je obraz podjetja. Položaj je precej odgovoren.
Odgovornosti vključujejo distribucijo telefonskih klicev, srečanje obiskovalcev. Na splošno je sprejeto, da se delo tajnika šteje za začetno stopnjo karierne lestvice. Toda za tako odskočno desko je potrebna dokaj visoka stopnja izobrazbe.
Nastop tajnice je vizitka podjetja. Odgovornosti so lahko omejene zgolj na postrežbo kave in sprejemanje klicev, vendar se bo verjetno razširilo v obliko priprave kritičnih dokumentov in organiziranje rekreacije za vodstvo in njegovo družino.
Zato je pomembno, da v življenjepisu navedete dosežke. To je obvezno, tudi če je bilo prejšnje delovno mesto kurir. Poročanje o dosežkih potencialnemu delodajalcu daje razumevanje, da iskalec dela dobro pregleduje svoje delo na delovnem mestu in spretnost poudarjanja ključnih točk izkušnje.
Uspehi
Dosežki so vedno okvirni, saj so proaktivni in produktivni zaposleni zanimivi za vsakega delodajalca. Najbolje je, da dosežke navedete s pomočjo določenih številk ali dejstev.
Dovolj je omeniti nekaj ključnih točk, a resnično pomembnih in pomembnih. Tako boste lahko izpostavili glavno stvar, ne da bi odsek preobremenili z ogromno informacijami. Pri naštevanju glavnih dosežkov je treba poudariti, kakšno korist ali korist je imelo podjetje.
Na primer z navedbo uspeha lahko stavek končate s stavkom, da je izvedba znižala stroške podjetja za določeno število odstotkov. Pomembno je, da pravilno opišete svoje dosežke. Življenjepisa ne bi smeli spreminjati v podobnost opisa dela. Tudi če je ta dokument vzet kot osnova za opis izkušenj, je smiselno natančno preveriti vsa besedila.
Včasih so uspehi opisani v prvi osebi. To besedilo je nekoliko v nasprotju s splošnim konceptom življenjepisa. Bolje, da se jih vzdržite. Bolj priročne in upravičene so možnosti "je bilo izvedeno", "strategija je bila izvedena … ki je zagotovila …" itd.
V spremnem pismu, poslanem skupaj z življenjepisom, se lahko sklicujete na katerega od svojih najpomembnejših uspehov. Po branju takega sporočila se bo delodajalec ali vodja zagotovo želel seznaniti s priloženim dokumentom.
Primeri in priporočila
Njihovi dosežki so lahko celo v rutinskem delu. Med njimi je največ zmagovalcev:
- uspešno opravljeno več pregledov;
- pospeševanje pretoka dokumentov v podjetju z uvedbo in razvojem elektronske baze podatkov skupaj s programskim oddelkom;
- organizacija uspešnega prehoda velikega podjetja z različice 7.7 "1C: Enterprise" na 8.3;
- povečanje učinkovitosti oddelka za načrtovanje z uvedbo avtomatizacije izračunov, ki je zagotovila dvojno zmanjšanje števila zaposlenih v ekonomistih.
Pomembno je opisati, kaj je bilo dejansko doseženo. Uspeha glavnega računovodje ne bi smeli pripisovati, če njegove odgovornosti ne bi bile del opravljenih nalog. In v nekaterih primerih je pri spreminjanju vrste dejavnosti treba približati zmage novim nalogam karierne rasti.
Poklicni dosežki dokazujejo naloge in cilje, ki so bili realizirani med aktivnostmi. Lahko so posledica manifestacije potrebnega nabora lastnosti. Za vodjo to veliko pomeni.
Torej, med uspešnimi možnostmi se lahko pojavijo:
- usklajevanje dela najvišjih menedžerjev podjetja;
- priprava pogodb, potrebna dokumentacija za podpis;
- sprejemanje klicev z njihovo distribucijo;
- pošiljanje, prejemanje in registriranje korespondence;
- srečanje in usklajevanje gostov;
- pomoč in organizacija poslovnih dogodkov;
- Podpora za potovanja;
- administrativna podpora vodji;
- zagotavljanje vsega, kar je potrebno za polno delovanje;
- usklajevanje dejavnosti čistilnih in kurirskih služb;
- odpornost proti stresu in brezkonfliktnost, odlične komunikacijske sposobnosti;
- prijeten eleganten videz;
- veščine uporabe pisarniške opreme;
- sposobnost dela z zaupnimi informacijami;
- posedovanje računalnika, MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook in drugih računalniških programov za delo z e-pošto, "Consultant Plus", Lotus na ravni naprednega uporabnika.
Uspešni primeri življenjepisov vključujejo tiste, ki opredeljujejo in izvajajo odgovornosti. Potencialnega delodajalca je smiselno obvestiti tudi o razlogih, zaradi katerih uradna zaposlitev ni bila prej.
Pomen kazalnih dosežkov
Različica uspešnega navajanja potrebnih lastnosti glede na zahteve za prosilca je lahko naslednja:
- organizacija pisarniškega življenja: naročanje vode, kave, pisarniškega materiala, organizacija popravil pisarniške opreme, čiščenje;
- prevod dokumentacije, vključno s tehnično;
- delo s pisarniško opremo;
- svetovanje strankam o storitvah podjetja;
- organizacija srečanj VIP-gostov;
- zagotavljanje prijetnega in udobnega delovnega okolja.
Kot razloge za odhod s prejšnjega delovnega mesta je smiselno navesti resnične razloge. Na primer, delo brez uradne registracije po pogodbi o civilnem delu. Priložiti je treba ustrezen dokument.
Dovoljene so naslednje možnosti: pri obravnavi predlogov kakršni koli objektivni razlogi niso privedli do zaposlitve;
- velika oddaljenost kraja prihodnjega dela od kraja bivanja (do njega je neprijetno);
- neskladnost nalog, navedenih v objavi;
- nepregledni plačilni pogoji;
- neskladnost s TC;
- prekvalifikacija, sobotne, družinske okoliščine.
Na seznamu poklicnih veščin in sposobnosti so navedeni tisti, ki prispevajo k dosežkom. To je lahko sprejemanje klicev, njihova registracija z obveščanjem vodje, priprava delovnega načrta za šefa, izvrševanje nalog, sestavljanje servisnih opomb, delo s kakršnimi koli dokumenti.
Zelo dobro je omeniti izkušnje z izdajanjem naročil zaposlenim od direktorja in spremljanjem njihovega izvrševanja, iskanjem izvajalcev za posamezne naloge, zagotavljanjem upravnikovega delovnega mesta potrebnih sredstev v obliki pisarniškega materiala, opreme, kar olajša takojšnjo obravnavo prošenj in predlogi zaposlenih, vzdrževanje arhiva datotek in dokumentov, zagotavljanje njihove varnosti, prenos v arhiv, organizacija službenih potovanj za vodjo, naročila letalskih in železniških vozovnic, rezervacije hotelov.
Poklicni dosežek v življenjepisu je njegov pomemben del. Nikoli ga ne smete zanemariti, ko sami pišete življenjepis in upate, da boste na delodajalca imeli ugoden vtis. Iz delovnih izkušenj resnično ločijo svoje zasluge, sodelovanje pri projektih, izvajanje kakršnih koli nalog, izpopolnjevanje. Vse dosežke je mogoče izpostaviti na katerem koli področju dejavnosti.
Ne bodite sramežljivi, če se malo pohvalite. To bo pomagalo, da bo življenjepis zanimiv za delodajalca. Potem vas povabilo na razgovor ne bo čakalo.
