Tajnik v pisarni opravlja tudi dispečerske funkcije. Preko njega se izvajajo primarni stiki in uradne telefonske komunikacije. Prvi vtis o vašem podjetju, ki ga dobi oseba, ki vas kontaktira, je odvisen od tega, kako kompetentno in strokovno komunicira tajnica po telefonu. Zato mora tajnica, da se lahko odzove na klice, poznati poslovni bonton.
Navodila
Korak 1
Vedno nadzirajte svoja čustva in razpoloženje. Ne glede na to, kako zabavni ali žalostni ste, ko dvignete telefon, morate biti diskretni in poslovni. Vaš ton naj bo enakomeren, miren in dobrosrčen. Če se vam mudi približati in ste brez sape, pred pozdravom nekajkrat globoko vdihnite in izdihnite, da se vaše dihanje normalizira.
2. korak
Ko prejmete klic, vedno najprej začnite pogovor, ne da bi čakali, kaj vam sporoča drugi konec prenosne enote. To bi moral biti standardni uvod in pozdrav. Pozdravi in poimenuj podjetje, ki ga je poklical sogovornik. V primeru, da se ni predstavil, se opravičite, vprašajte, s kom se pogovarjate.
3. korak
Spoznajte težave in funkcije, ki jih izvajajo oddelki vašega podjetja in jih rešujejo posebni strokovnjaki, da bi pravilno preusmerjali dohodne klice strank in strank. Pri preusmeritvi klica povejte ime in priimek strokovnjaka, s katerim povezujete telefonskega sogovornika. Zaposlenemu, na katerega ste preusmerili klic, povejte ime klicatelja in vprašanje, na katero se je prijavil. Ne bi smeli prevzeti funkcij svetovalca, tudi če to lahko dobro storite, pustite osebi, da reši svoje težave s strokovnjaki, ki so za to pooblaščeni.
4. korak
Če se pojavijo taka vprašanja, lahko navedete osnovne informacije: polno ime podjetja, priimek, ime in ime lastnika, njegovi namestniki in vodje oddelkov, naslov pisarne. Naredite in se z direktorjem dogovorite za ločen seznam tistih oseb, za katere bo vedno na voljo.
5. korak
Hranite dnevnik klicev. Zapišite si vse, kar morate sporočiti, ne zanašajte se na spomin, da ne boste pozabili ničesar pomembnega. Vse informacije je treba sporočiti tistim, ki so jim namenjene. Navedite ime podjetja ali priimek in ime osebe, ki kliče, zapišite telefonsko številko, ki jo lahko prekličete, datum in čas klica.
