Telefonski pogovori so že dolgo del poslovnega življenja. Z njihovo pomočjo se sporočajo odločitve, prejemajo in poročajo naloge, sestanki in odpovedi. Nepoznavanje pravil bontona telefonskih pogovorov lahko privede do razpada številnih dogovorov in nezaupanja partnerjev in strank.
Navodila
Korak 1
Delaj na svojem glasu. Če je mogoče, posnemite pogovor z enim od poslovnih partnerjev na diktafon in poslušajte. Ocenite ton vašega glasu, hitrost govora, intonacijo in energijo. Da bo glas bolj prijeten, naj bo dihanje enakomerno, drža mora biti prosta. Nasmehnite se med pogovorom - ta trik vam bo pomagal, da bo vaš glas toplejši in prijetnejši. Poskusite se znebiti parazitskih besed, če jih uporabljate.
2. korak
Pripravite se na vse odhodne klice. Oblikujte cilje pogovora, ključne besedne zveze, ki jih boste uporabili. Pripravite si zvezek in pisalo, da si zapisujete med pogovorom. Ko vam bodo odgovorili, se ne pozabite pozdraviti, predstaviti se in imenovati podjetje, ki ga zastopate. Naredite kratke premore, da vam bo sogovornik lahko odgovoril in si zapomnil ali zapisal vaše ime. Vprašajte, ali lahko vaš naročnik odgovori na vaša vprašanja. Če je odgovor pritrdilen, navedite namen klica.
3. korak
Ko odgovarjate na dohodni klic, naj sogovornik ne čaka več kot 3-4 zvonjenja. Bodite prepričani, da se pozdravite in se predstavite. Ko se pogovarjate po telefonu, si omislite vse druge dejavnosti in pogovore. Če potrebujete čas, da odgovorite na vprašanja druge osebe, zapišite stike in mu ponudite, da ga pokličete, ko boste pripravljeni. Če morate klic preusmeriti, jasno navedite bistvo vprašanja kolegu, da ga kličočemu ne bo treba ponoviti. Na koncu pogovora se zahvalite drugi osebi, da je stopila v stik z vami.
4. korak
Pravila telefonskega bontona pravijo, da je naročnik, ki je poklical, prvi odložil slušalko in se začel posloviti. Pokliče tudi v primeru prekinitve komunikacije. Ko načrtujete telefonski pogovor, upoštevajte čas: ura na začetku in ura na koncu delovnega dne, ko ima naročnik nujne zadeve, se štejeta za neuspešni in tudi odmor za kosilo.
