Če želite poslati pismo ne eni osebi, temveč več članom vaše delovne skupine, se vsebina pisma nekoliko razlikuje od običajne. Prav tako ne pozabite upoštevati pravil poslovne korespondence.
Navodila
Korak 1
Naredite seznam sodelavcev, ki jih želite vključiti na svoj poštni seznam. Preverite, ali so vsi naslovniki pomembni za trenutno izdajo. Nasprotno pa lahko s svojim pismom preskočite osebo, ki bi morala biti o nečem obveščena. Preučite krog deležnikov. Odločite se, katerega sodelavca boste postavili v polje »Naslovnik« in koga v polje »Kp«. Običajno so neposredni izvršitelji zapisani v stolpec »Naslovnik«, tisti, ki nadzorujejo postopek ali pa v njem sodelujejo posredno, pa tudi preprosto zainteresirani zaposleni, v polje »Kopiraj«.
2. korak
Razmislite, kako organizirati imena prejemnikov. Veliko lažje vam bo, če bo vaše podjetje v zvezi s tem določilo točno določena pravila. V nasprotnem primeru je njihov vrstni red mogoče določiti na različne načine. Njihove priimke na primer postavite po abecedi. Uporabi se lahko načelo delovne dobe. Bolje najti kakšno pismo tajnice, naslovljeno na več prejemnikov, in videti, kako to počne. Najverjetneje je to neizgovorjen standard vašega podjetja.
3. korak
Navedite zadevo sporočila. Na kratko mora odražati njegovo vsebino. Po tem pojdite na telo pisma. Upoštevajte pravila poslovne korespondence. Vljudno pozdravite ekipo in preidite na temo.
4. korak
Napišite samo na ohišje. Ne zamudite pomembnih podrobnosti, a tudi vode ne razredčite. Cenite čas svojih kolegov. Če se morate za boljše razumevanje bistva vašega sporočila zavedati druge korespondence, postavite citate na dno pisma. Ne pozabite se posloviti in vsem zaželeti produktivnega dneva v službi.
