Vsak pisarniški delavec se slej ko prej sooči s potrebo po pisanju uradnega pisma. Poslovni bonton poudarja, da je konec pisma enako pomemben kot izhodišče vašega sporočila.
Potrebno je
natančen naslov prejemnika, kuverta, kopije dokumentov, priloženih pismu
Navodila
Korak 1
Preberite, kaj ste napisali, preden začnete zadnji del pisma. Preverite, ali so v besedilu slovnične in črkovalne napake, madeži in netočnosti. Če vas vsebina pisma popolnoma zadovoljuje, v zadnjem odstavku še enkrat v jedrnati in razumljivi obliki ponovite glavno tezo svojega pisma. Tako povzamete svoje sporočilo, naslovniku pa olajšate pripravo in pisanje odgovora.
2. korak
Če je k uradnemu pismu treba priložiti kopije dokumentov, se za odstavkom odmaknete za nekaj vrstic in v stolpcu »priloga« navedete seznam dokumentov. Seznam mora biti oštevilčen. Pismu priložite fotokopije dokumentov v vrstnem redu, kot so navedeni na seznamu.
3. korak
Uradno pismo zaključite z vljudnim in pravilnim obračanjem govora, na primer, na primer: "Upam na plodno sodelovanje." Tudi v poslu je običajno, da se črke končujejo s pomočjo besednih zvez, kot so "s spoštovanjem", "iskreno vaše", "s spoštovanjem". Nato vnesite začetnice in datum. Po tiskanju besedila se ne pozabite podpisati poleg svojega priimka.
4. korak
Začnite polniti kuverto. Naslov prejemnika je zapisan v spodnjem desnem kotu, naslov pošiljatelja pa zgoraj levo. Vnesite pravilno poštno številko, v tem primeru bo pismo hitreje prišlo do naslovnika.
5. korak
Uradna pisma je bolje poslati po pošti v obliki priporočenih pisem s potrdilom o prejemu. V tem primeru boste imeli dokazilo, da je naslovnik prejel pismo.
