Dokumenti, ki vstopajo v organizacijo, so predmet računovodstva. Običajno je registracija dohodnih pisem naloga urada, v majhnih skupinah pa je ta odgovornost pogosto dodeljena tajniku. Način obdelave korespondence je praviloma podrobno opisan v internih navodilih za pisarniško delo. Če je ni, morate pri obdelavi novih dokumentov upoštevati določen vrstni red dejanj.
Potrebno
- - dnevnik registracije dohodne korespondence;
- - žig "Dohodno pismo".
Navodila
Korak 1
Sprejmite in razvrstite dohodno korespondenco. Odpreti je treba vsa pisma, razen tistih s posebno oznako, na primer "Osebno upravitelju" ali "Zaupno" itd. Ne hitite, da bi zavrgli kuverto, najprej preverite, ali je v besedilu naveden povratni naslov. Za registracijo niso potrebne računovodske listine (računi, računi), čestitke, reklamni materiali.
2. korak
Podatke o prejetih pismih vnesite v dnevnik dohodne korespondence. Lahko je elektronski ali tradicionalni (papirnati). Pri izpolnjevanju elektronskih obrazcev upoštevajte priporočila razvijalcev programa. Računalniški sistemi olajšajo pisarniško delo in pomagajo hitro najti informacije, ki jih potrebujete. Vendar je pri njih pomembno poenotenje, dosledno upoštevanje pravil za vnašanje informacij, sicer se dokument lahko izgubi v bazi.
3. korak
V tiskarni kupite tradicionalni ladijski dnevnik ali ga uredite sami v zvezku A4. Glavna zahteva zanj je enostavnost iskanja, jasnost in natančnost polnjenja. Primerno je voditi dnevnik v obliki tabele z naslednjimi stolpci: 1. Datum registracije. Razmislite o dohodnih pismih na dan prejema in jih zvečer oddajte upravitelju v obravnavo, razen če organizacija sprejme drugačen postopek; Registrska številka. Ta atribut dokumenta sestavlja številka spisa "Dohodni dokumenti" (v skladu z odobreno nomenklaturo zadev organizacije) in serijska številka (od začetka koledarskega leta) prejetega pisma. Na primer, "št. 01-12-273", kjer je 01-12 nomenklaturna številka primera, 273 enolična številka črke. 3. vsa prejeta korespondenca se registrira enkrat, ne glede na število kasneje prejetih izvodov, vključno z elektronskimi; Avtor pisma (organizacija, posameznik), na primer "Vstrecha LLC" ali "Regionalna uprava, namestnik vodje V. S. Sidorov" itd. Predmet dokumenta. Ta stolpec lahko izpolnite z informacijami iz naslova pisma ali po branju na kratko oblikujete glavno idejo. Zapišite tako, da si boste kasneje zlahka zapomnili, za kateri dokument gre in ga razložili kolegom. Na primer, "O sklenitvi pogodbe o prevoznih storitvah" ali "O zagotavljanju informacij o dohodnini pred 12.12.2011" itd.; 5. Izvršitelj. Izpolnite polje po prejemu upravnikovega vizuma. Vnesite ime osebe, ki bo pripravila odgovor. Tukaj upoštevajte datum zapadlosti. 6. Označite ali podčrtajte datum odgovora na nujno pismo. Opombe. Tu lahko naredite opombe o izpolnjevanju upraviteljevega naročila, označite prisotnost pomembnih prilog pismu ali označite število izvodov, ki jih imajo zaposleni pri delu.
4. korak
Tabelo izpolnite, kot se vam zdi primerno. Na primer, če se bojite za varnost dokumentov, ob prejemu pisma izberite polje za podpis izvajalca. Vendar ne preobremenjujte dnevnika in sebe s preveč podrobnimi vnosi. Dokument vsebuje vse potrebne informacije, obrazci za registracijo pomagajo le slediti stopnji dela na njem.
5. korak
Na vse črke dajte poseben žig, ki označuje vrsto korespondence - "Dohodno". Natis mora biti v spodnjem desnem kotu prve strani dokumenta. Prepričajte se, da se tisk ne prekriva z besedilom. Ročno vnesite serijsko številko in datum prejema v vrstico za tiskanje.
