Pri pripravi strukturiranih dokumentov ne morete brez kazala. Z njegovo pomočjo se vzpostavi navigacija po dokumentu, postavitev pa dobi končen videz. Z drugimi besedami, za večstranske dokumente je kazalo pravilo dobre oblike, za znanstvene članke pa obvezen element.
Če želite sestaviti kazalo v dokumentu Microsoft Word, morate strukturirati besedilo. Za to je razdeljen na poglavja. Strukturo lahko razčlenimo še manjše - v vsakem poglavju lahko nastavimo odstavke in besedilne elemente nižje ravni.
Kazalo v Wordu temelji na podnaslovih. Če želite to narediti, mora biti vsak element besedila najprej naslovljen, nato pa z uporabo slogov nastavite slog za vsak podnaslov. Ta funkcija je na voljo v zavihku "Domov" - "Slogi".
Ko je besedilo strukturirano in naslovi označeni, morate kazalec postaviti v fragment dokumenta, kjer bo nastavljena vsebina. Običajno je to prva stran za naslovno stranjo. Nato na zavihku »Povezave« izberite »Kazalo«. V meniju, ki se odpre, se določi vrsta kazala:
- Samodejno zbrano kazalo - samodejno se dopolni, ko je izbran nov naslov. Primerno za besedila, ki še niso dokončana, pa tudi dokumente, na katerih dela skupina avtorjev;
- Kazalo priročnika - se ne dopolni, ko se prikaže nov naslov. Primerno za dokončana besedila.
Vsaka vrsta kazala odraža hierarhijo naslovov po poglavjih in odstavkih. Tako ima lahko struktura kazala več stopenj, odvisno od same strukture dokumenta.
