Upravljanje s časom je pravilo samoorganizacije s prednostno razvrščanjem seznamov opravil. Obstajajo različni načini samoorganizacije, ki so odvisni od tega, kdo ste: vodja, izvajalec ali vodja "srednjega nivoja". Ta članek se bo osredotočil na upravljanje časa za vodstvene delavce.
Vodja, samostojni podjetnik, samostojni podjetnik samostojno sprejema odločitve in zanje nosi osebno odgovornost, zato je zanj pomembno, da si postavi prioritete, postavi cilje in lahko prenese tisto, kar ne zahteva njegove osebne udeležbe.
Tehnike upravljanja časa za managerja:
Sistem ABC
Prednostno sestavljanje seznama opravil. Prednosti A so zelo pomembne. Prednostne zadeve "B" so samo pomembne, potem pa "C" niso pomembne zadeve. Vsa opravila s seznama se izvajajo po prednostnem vrstnem redu in ne morete preiti na naslednjo skupino, dokler ne dokončate nalog iz prejšnje. S tem seznamom opravkov na koncu dneva ali naslednji dan je enostavno analizirati, koliko časa je bilo porabljenega za najpomembnejše stvari in koliko časa zapravljeno za ostalo. Sistem ABC je odličen za vsakodnevno načrtovanje.
Eisenhowerjeva matrica
Bistvo te matrice je, da so dejavnosti in dejavnosti razdeljene v naslednje skupine:
- "Nujno in pomembno". Najprej jih je treba opraviti.
- "Pomembno, a ne nujno." To so dejanja in projekti, ki nas promovirajo, v katerih se lahko razvijamo. Takšne stvari morate početi sistematično, vzamejo veliko časa. Mogoče se je zamotiti od pomembne, a ne nujne zadeve samo za nujno in pomembno zadevo (1).
- "Nujno, a ni pomembno." To je vse, kar nas odvrne od pomembnih zadev. Takšni primeri nam ne prinašajo nobene koristi; njihovo izvajanje je treba v največji možni meri prenesti na druge.
- "Ni nujno in nepomembno." Najbolje je, da takšnih stvari ne počnete, dokler ne postanejo "nujne in pomembne" ali "pomembne, a ne nujne".
Eisenhowerjeva matrica je primerna za dnevno ali mesečno načrtovanje.
Še en trik upravljanja časa -
Bostonska matrica
Uporablja dva merila:
- Ugodnost (Ali je podjetje trenutno donosno?);
- Perspektiva (Ali je primer obetaven?). To pomeni, da projekt nima neposredne koristi, je pa možen v prihodnosti.
Glede na odgovore na ta vprašanja so projekti razdeljeni v kategorije:
- Projekt, ki je donosen in se razvija, je kategorija Star.
- Projekt, ki zahteva veliko dela za prihodnje ugodnosti, je kategorija Problem Child. Morda v prihodnosti od "Težkega otroka" ne bo več smisla, če pa se bo vse izšlo, bo prinesel super rezultate in postal nova "zvezda".
- Projekti, ki prinašajo koristi, nimajo pa perspektive - "Gotovinske krave".
- Projekti - "Psi". Ti projekti zahtevajo veliko truda, vendar nimajo možnosti za razvoj in ne prinašajo koristi.
Po načelu bostonske matrice je treba glavno pozornost nameniti projektom - "Zvezde", pri "Psih" pa jih v celoti zavrnemo. Če "Težaven otrok" postane "pes", ga je treba tudi zapustiti. Projekti Cash Cows dobijo toliko pozornosti, kot jo zahtevajo, vendar ne več. Gotovinske krave lahko postanejo tudi psi in se z njimi tudi ravnajo.
