Upravljanje s časom je pravilo, ki vam omogoča najproduktivnejše upravljanje časa in pravilno organiziranje delovnega toka. Načela upravljanja časa za vodjo in izvajalca so različna, saj so naloge, s katerimi se srečujejo, različne. Članek se bo osredotočil na organizacijo dela izvajalca.
Dejavnosti običajnega delavca so povezane z reševanjem trenutnih problemov. Izvaja odločitve poslovodstva.
Pogosto zaposleni prejme nasprotujoče si naloge ali naloge, od katerih je ena pomembnejša od druge, zato mora delo včasih pustiti nedokončano in popraviti napake. Vse te situacije vodijo do izgube motivacije, utrujenosti in poklicnega izgorelosti.
Naloga vodenja časa za izvajalca je odpraviti vmešavanje v delo in pravilno organizacijo delovnega procesa. Katere metode lahko uporablja zaposleni?
Najprej morate odpraviti vse, kar vam moti ali moti pozornost. Na namizju naj bodo samo tisti predmeti in samo tisti dokumenti, ki so potrebni za dokončanje trenutne naloge, ter en ali dva predmeta, ki vas razveselijo.
Vse, kar je bilo izdelano, je treba urediti in arhivirati.
Če delate v pisarni za računalnikom, potrebujete mizo, stol, tipkovnico, da vam bo udobno.
Pogosto prezračujte sobo. Dobro organiziran urnik dela in počitka bo pomagal preprečiti prekomerno delo. Upravljanje s časom predvideva produktivno delo 45-50-60 minut z odmori 5-10-15 minut. Hkrati je med odmorom priporočljivo preklopiti in zapustiti pisarno. Močnejše kot bo odvračanje pozornosti od ustaljenega posla, boljše bo ostalo. Lahko izvajate gimnastiko za oči ali vrat, raztezanje za hrbtenico.
Prekinitve obravnavajte kot nujni del poteka dela, priložnost za obnovitev virov.
Drugič, odpravite zapravljanje časa, kot so družbeni mediji, iskanje dokumentov, neučinkoviti sestanki, pogovori s kolegi in popravki napak. Da bi prepoznali porabnike časa, uporabite 2-tedensko merjenje časa.
Tretjič, naredite čim več predlog, kontrolnih seznamov, praznih mest. Tako boste prihranili čas pri ponavljajočih se akcijah, razbremenili stres in zmanjšali število napak.
