Obračunavanje poravnav z upniki in dolžniki je eno ključnih področij pri delu računovodskega servisa katere koli organizacije. Akt usklajevanja medsebojnih poravnav je primarni računovodski dokument, ki ga nasprotne stranke uporabljajo za nadzor izpolnjevanja medsebojnih obveznosti. Sestavljen je v obliki registra, ki vsebuje vse operacije pošiljanja blaga, opravljanja del in storitev ter njihovo plačilo za določeno časovno obdobje.
Oblika akta ni določena na zakonodajni ravni, zato ima vsako podjetje ob upoštevanju vseh zahtev za pripravo primarnih dokumentov pravico razviti svojo različico akta. Dokument, ki ga je ena od pogodbenih strank sestavila v dveh izvodih in podpisala pooblaščena oseba, se pošlje nasprotni stranki, ki jo v primeru soglasja s pravilnostjo medsebojnih poravnav potrdi s podpisom in pošlje en izvod nazaj.
Če pride do neskladnosti, ima nasprotna stranka pravico podpisati akt, v katerem navede nepravilnosti v računovodstvu, ali dokumentu priložiti svoj register poravnav. Zavrnitev podpisa akta pomeni, da dolžnik ne prizna obstoja obveznosti do nasprotne stranke.
Priporočljivo je, da poročilo o uskladitvi zapustite v primerih, ko stranke stalno sodelujejo in nameravajo v prihodnosti obnoviti obstoječe sporazume in jim skleniti dodatne sporazume. Ta dokument je potreben tudi v primerih, ko so stroški izdelka, dela ali storitve visoki in prodajalec zagotovi odloženo plačilo.
Če imajo pogodbene stranke medsebojne obveznosti med seboj, jih lahko po potrditvi spravnega akta za potrditev pobotajo. Poleg tega bo prisotnost registra vzajemnih obveznosti prihranila čas pri iskanju primarnih dokumentov, če bo treba razjasniti poravnave med nasprotnimi strankami. Izjave o usklajevanju, ki so jih podpisale stranke, so tudi potrditev stanja terjatev in obveznosti na koncu poročevalskega obdobja in na začetku naslednjega obdobja pri pripravi računovodskih izkazov.
Kljub temu, da spravnega poročila na sodišču ni mogoče uporabiti kot dokaz transakcije in obstoja dolga po njem, se lahko z njim podaljša zastaranje in povečajo možnosti za izterjavo terjatev. Upnik, ki ima v roki podpisan spravni akt, ki dejansko pomeni, da nasprotna stranka pripozna svoj dolg, podaljša obdobje, v katerem lahko dolžnika toži za plačilo sredstev. V tem primeru je zelo pomembno preveriti, ali je pooblastilo osebe, katere podpis je na dokumentu, veljavno.
