V procesu dela in priprave dokumentov je pomembna vloga njihove odobritve, ki je lahko notranja, kadar dokumente potrdijo oddelki organizacije same ali zunanje, povezane z odobritvijo dokumentov s strani drugih institucij. Pravno pravilno dogovorjen dokument daje pravico do ukrepov, predvidenih z zakoni, normami in pravili. Dokumenti, ki so opravili postopek odobritve, so zapečateni ali žigosani.
Navodila
Korak 1
Če delate kot zaposleni v organizaciji, katere odgovornosti vključujejo notranjo in zunanjo odobritev dokumentov, morate imeti jasne informacije o tem, kateri oddelki podjetja so odgovorni za njihovo odobritev.
2. korak
Naredite seznam dokumentov, ki jih bo treba odobriti v celotnem obdobju dela. Bodite jasni glede oddelkov, odgovornih za njihovo odobritev. Naredite tabelo, ki bo vsebovala vrste dokumentov, ki jih je treba obvezno odobriti, oddelke, pristojne za izvajanje tega dela, položaje, priimke, imena, patronimike zaposlenih, njihove telefone in elektronske naslove.
3. korak
Odločite se za dokument, ki ga je treba odobriti. Naredite načrt in navedite vrstni red stikov z oddelki v svoji organizaciji. Roke za dokončanje del ugotovite tako, da se pogovorite z vsakim zaposlenim v vseh oddelkih podjetja, odgovornega za potrditev dokumenta.
4. korak
Bodite pozorni na pogoje odobritve dokumenta, hitro se odzovite na kakršne koli spremembe, ki jih v njem opravi uslužbenec oddelka. Če dvomite o urejanju dokumenta, se posvetujte s strokovnjaki organizacije in pojasnite vse nianse. To vam bo pomagalo skrajšati čas odobritve v prihodnosti in vam bo omogočilo pravilno zakonito sestavo dokumenta.
5. korak
V vsakem oddelku organizacije je po opravljenem postopku odobritve na dokument vpisan vizum. Lahko je žig oddelka ali žig „Odobreno“z navedbo položaja, imena in podpisa zaposlenega. Poskrbite, da ga bo vsak zaposleni, odgovoren za odobritev dokumenta, pravilno podpisal. V nasprotnem primeru ga ne bo podpisal vodja organizacije.
6. korak
Zadnja povezava za potrditev dokumenta je vodja podjetja. Šteje se, da je dokument zakonsko dogovorjen le, če ga podpiše poslovodstvo, zaposleni v vseh oddelkih, pečat ali žig podjetja.
7. korak
Pri zunanjem usklajevanju dokumentov, ki jih morajo odobriti različne institucije, si oglejte seznam organizacij, pri katerih se morate prijaviti. Poiščite podrobne informacije o oddelkih, njihovih zaposlenih, ki sodelujejo pri usklajevanju. Pokličite jih ali pošljite e-pošto z navedbo zahtevanega seznama dokumentov. Dogovorite se za čas sestanka.
8. korak
Pripravite seznam vprašanj, povezanih s časom odobritve in postopkom sprememb za zaposlenega v zavodu, ki sodeluje pri zunanji odobritvi dokumentov. V predpisani obliki podajte uradno izjavo, v kateri navedete seznam dokumentov, o katerih se je treba dogovoriti. Nadzirajte čas odobritve dokumentov in pravilnost njihove izvedbe.
