Vsako podjetje sklepa pogodbe (delo, dobava, nakup blaga). Praviloma so shranjeni v arhivih. Za lažjo uporabo teh dokumentov in odpravljanje razloga za njihovo izgubo se evidentirajo. Ustanovi se posebna revija, v katero se zapišejo podrobnosti o pogodbah, dodatni dogovori zanje, vzpostavi pa se tudi kronologija njihovega gibanja.
Potrebno je
- - dnevnik za knjiženje pogodb v papirni obliki;
- - programski izdelek za računovodstvo pogodb;
- - dokumenti podjetja.
Navodila
Korak 1
Za dokument o računovodstvu pogodb ni enotnega obrazca. Lahko pa ga razvijete sami ali kupite poseben programski izdelek, namenjen shranjevanju informacij o pogodbah. Toda prva možnost je brezplačna, ustavite se, če ne potrebujete dodatnih stroškov.
2. korak
Zapišite ime dokumenta na naslovno stran knjige pogodbenega računovodstva. Vnesite ime svojega podjetja. Če je podjetje dovolj veliko, je priporočljivo imeti ločeno revijo za vsako strukturno enoto. V tem primeru napišite ime oddelka. Vnesite datum vložitve dokumenta, osebne podatke, položaj osebe, odgovorne za vodenje dnevnika. Praviloma je to kadrovski delavec, ki sestavlja pogodbe z osebjem, uslužbenec pravne službe, ki se ukvarja z vodenjem pogodb s nasprotnimi strankami.
3. korak
Zapišite ime dokumenta na naslovno stran pogodbenega računovodskega dnevnika. Vnesite ime svojega podjetja. Če je podjetje dovolj veliko, je priporočljivo imeti ločeno revijo za vsako strukturno enoto. V tem primeru napišite ime oddelka. Vnesite datum vložitve dokumenta, osebne podatke, položaj osebe, odgovorne za vodenje dnevnika. Praviloma je to kadrovski delavec, ki sestavlja pogodbe z osebjem, uslužbenec pravne službe, ki se ukvarja z vodenjem pogodb s nasprotnimi strankami.
4. korak
S preglednico naredite osem grafov. Natisnite na papir. V prvi stolpec revije vnesite serijsko številko pogodbe, v drugi - številko dokumenta, ki mu je dodeljen ob sklenitvi. V tretji in četrti stolpec dnevnika pogodbenega računovodstva vpišite datum začetka in datum veljavnosti dokumenta. V petem stolpcu navedite predmet naročila. Na primer za dobavo komponent.
5. korak
V šesti stolpec vnesite ime nasprotne stranke (dobavitelj, kupec), zaposlenega (ob upoštevanju pogodb o zaposlitvi z osebjem). V sedmi stolpec revije napišite, v kateri mapi je pogodba (praviloma je mapam dodeljena številka v arhivih), navedite lokacijo mape. V osmi stolpec pritrdite podpis osebe, odgovorne za hrambo dokumentov (navedite njen priimek, začetnice). Ko zamenjate zaposlenega, sestavite akt o prenosu pogodb, dnevnik za njegovo računovodstvo.
6. korak
Če se vam zdi neprijetno ročno slediti pogodbam, naročite razvoj programskega izdelka ali kupite že pripravljen program. Morda bo stalo nekaj denarja, vendar ima takšna revija v elektronski obliki nekaj prednosti. Na primer, pri registraciji pogodbe lahko v računalniku določite pot do dokumenta.
