Primarna računovodska dokumentacija podjetja vsebuje informacije o vseh poslovnih transakcijah, pretoku denarja, izračunu in izplačilu plač ter plačilu davkov. Na podlagi teh dokumentov se vodi evidenca, zato izguba niti enega dokumenta izkrivlja računovodske izkaze in je pravna kršitev. V skladu s čl. 17 zakona "O računovodstvu" morajo podjetja samostojno zagotavljati varnost računovodskih dokumentov.
Navodila
Korak 1
Zakon določa obdobje hrambe primarnih računovodskih listin na 5 let, medtem ko Davčni zakonik Ruske federacije omejuje obdobje hrambe na 4 leta. Da bi se izognili sankcijam, ki jih določa Zakonik o upravnih prekrških (člen 15.11), se morate še vedno držati daljših rokov, ki jih določa zakon. Poleg tega obstaja seznam, odobren z odredbo Rosarkhiva z dne 6. oktobra 2000. V skladu z njim je treba obdobje hrambe določiti v skladu z vrsto vsakega določenega dokumenta.
2. korak
Z odredbo določite obdobja hrambe primarne računovodske dokumentacije ob upoštevanju določb zakona in predpisov, določenih s seznamom. V naročilu določite, od katerega trenutka je treba izračunati obdobje skladiščenja. Na splošno je začetek obdobja hrambe dokumentov 1. januarja leta, ki sledi letu, v katerem je bil dokument dopolnjen s pisarniškimi deli. Za nabavno knjigo in prodajno knjigo določite začetek obdobja hrambe od datuma zadnjega vnosa (15. in 27. člen pravil, odobrenih z odlokom vlade Ruske federacije z dne 2. decembra 2000 914).
3. korak
Dodelite ločen prostor za računovodske dokumente, ki mora biti opremljen z ognjevarnimi omarami in posebnimi sefi. Sefi so namenjeni hrambi obrazcev za strogo poročanje, poleg tega lahko shranjujejo tiste papirje in dokumente, ki imajo oznako "Poslovna skrivnost". Z odredbo določite postopek dostopa do teh sefov, odgovorne osebe, ki jih pooblasti glavni računovodja, pa tudi postopek izdaje primarne dokumentacije iz skladišča.
4. korak
Če je podjetje dovolj veliko in obstaja veliko dokumentov, organizirajte poseben arhiv. Uporabljali naj bi ga za prenos dokumentov, namenjenih za trajno (večno) in dolgoročno (nad 10 let) hrambo. Vse ostale računovodske dokumente hranite do 10 let v posebnem prostoru, dokler niso uničeni.
