Tisti dokumenti, ki prihajajo od določenih subjektov in imajo vse potrebne podatke, so priznani kot uradni. Hkrati v teoriji prava obstaja več pristopov k opredelitvi uradnega dokumenta.
Določitev znakov uradnega dokumenta je zelo pomembna za področje kazenskega prava, saj je v kazenskem zakoniku Ruske federacije s tem konceptom povezan zločin. V teoriji kazenskega prava se za dešifriranje izraza "uradni dokument" uporabljata dva glavna pristopa.
Prvi pristop velja za ozek in povezuje uradne dokumente z njihovimi viri izvora. V skladu s to teorijo so lahko uradni le tisti dokumenti, ki prihajajo od državnih, občinskih organov. Danes je bolj priljubljen širok pristop, po katerem lahko uradni dokumenti prihajajo iz javnega, komercialnega ali celo zasebnega sektorja, torej vir njihovega izvora ni pomemben.
Pravilna registracija in certificiranje
Ena glavnih značilnosti uradnega dokumenta je pravilna izvedba in overitev. Če so v regulativnih pravnih aktih določena določena pravila za obdelavo dokumentov, mora biti uradni dokument z njimi v skladu (na primer pravila za notarsko overitev dokumentov, pravila za izdajo pooblastila).
Če ni posebnih pravil, potem je dovolj, da je dokument priznan kot uraden, da izpolnjuje splošne zahteve za njegovo registracijo. Običajno te zahteve vključujejo pogoj, da so prisotne vse zahtevane podrobnosti (pečat, podpis, žig določene vrste, uradna oseba ali pisemska glava).
Vsebinski znaki uradnega dokumenta
Pravilna izvedba in overitev uradnega dokumenta je njegov formalni znak, vendar je v sedanji sodni praksi prisotnost smiselnega znaka priznana tudi kot obvezen pogoj. Označeni znak je, da mora uradni dokument na določen način vplivati na pravna razmerja. Lahko ustvari določene pravice ali naloži posebne odgovornosti.
Poleg tega nekateri uradni dokumenti potrjujejo pravna dejstva, ki povzročajo nastanek določenih posledic (to lastnost ima večina procesnih dokumentov). Enotnost formalnih in vsebinskih značilnosti, ki morajo biti prisotne v uradnem dokumentu, tvori sodobno razlago tega pojma v pravni teoriji in praksi.
