Nekatera podjetja imajo dokumentacijo že desetletja. Da se pomembni papirji ne bi nagubali ali izgubili, jih je treba zložiti v mape iz trdega kartona ali plastike. Vsaki pogodbi dajte ločeno številko za identifikacijo.
Navodila
Korak 1
Za lažje iskanje želene pogodbe hranite knjigo evidenc. Dajte dokumentu številko in jo vnesite v ta dnevnik. Poleg številke vnesite datum pogodbe. Zapis v reviji bi moral izgledati takole: 1. Pogodba št. 123TP z dne 22.02.2011. V opombah lahko navedete bistvo pogodbe, če to zahteva poslovni slog dokumentacije.
2. korak
Če je v podjetju več pravnih oseb, ustvarite ločeno knjigo pogodb za vsako. V zapisu uporabite običajne simbole. Na primer, pogodbe družbe Masha and Bears OJSC zapišite kot 123MM. In označite vrednostne papirje ZAO "Three Little Pigs" s 123TP. Dodelite številke, da se izognete zmedi.
3. korak
Ko so pogodbe prestale vse odobritve, ki so jih podpisali generalni direktorji obeh strank, so bile nameščene plombe, se lahko vloži v mapo. Izberite mape s trdo platnico - zagotovile bodo varnost dokumentov. Vsaka pravna oseba potrebuje svojo mapo.
4. korak
Pred rjuhami. Vzemite luknjač in prebodite nove luknje. Dokument položite v mapo in ga pritrdite s posebnimi antenami. Ločite eno pogodbo od druge s praznim listom A4.
5. korak
Pogodbe lahko vložite tudi na drug način. Za to bodo potrebne pregledne datoteke. Vsak dokument položite v ločeno datoteko in ga pripnite v mapo.
6. korak
Ne shranjujte preveč pogodb v eno mapo - lahko se nagubajo. Mapo je treba enostavno zapreti, posamezni listi ne smejo štrleti.
7. korak
Za shranjevanje map s pogodbami imejte v omari ločeno polico. V mapo napišite leto in pravno osebo, ki je lastnica dokumentov. Tako boste po potrebi lahko hitro našli prave papirje.
8. korak
Mape s pogodbami izpred treh let ni treba ves čas hraniti. Razporedite jih v kartonske škatle, podpišite leto in pravno osebo, za katero so dokumenti izdani. Pošljite škatle v skladišče. Izberite suho mesto za shranjevanje. Vlaga škoduje papirju.
