Vsi dokumenti organizacije morajo biti pravilno shranjeni. Jasen sistem vam omogoča, da takoj najdete pravi kos papirja. Nekatere vrste dokumentov imajo svoja pravila shranjevanja, na primer za naročila.
Potrebno
mape, škatle, papir, računalnik
Navodila
Korak 1
Ustvarite dnevnik naročil, kjer bodo zabeležena vsa naročila za organizacijo. Časopis mora biti nujno vezan in oštevilčen, kar izključuje postscripts ali brisanje strani.
2. korak
Dnevnik mora vsebovati določene stolpce. Približna vsebina stolpcev je lahko naslednja: stolpec, v katerem je zaporedno navedena številka vnosa, stolpec z datumom naročila, stolpec s povzetkom naročila, stolpec s številko naročila, stolpec, kjer zaposleni pusti sled pri seznanitvi s tem naročilom. Poleg tega je mogoče dodati stolpec, ki označuje lokacijo naročila (mape ali okence).
3. korak
Vsa naročila je treba razvrstiti v mape: ukaze za sprejem in odpuščanje zaposlenih (kadrovska naročila), ukaze, ki odražajo spodbude zaposlenih, pošiljanje na službena potovanja in počitnice, naloge, ki odražajo glavne dejavnosti organizacije. Če imajo naročila odlična obdobja hrambe, se zanje ustvarijo ločene mape.
4. korak
Sistem za shranjevanje naročil mora biti jasen, sistematiziran in zagotavljati neprekinjenost številk, dodeljenih naročilom. To še posebej velja, če je naročilo umaknjeno za delo. Priporočljivo je, da naredite fotokopijo zaseženega naloga, da se izognete zmedi.
5. korak
Vsa naročila morajo biti natisnjena na dopisu organizacije. V tem primeru pečat na naročilu ni potreben. Če je naročilo natisnjeno na navadnem listu papirja, mora biti na njem pečat organizacije.
6. korak
Če je podjetje sprejelo elektronski sistem za shranjevanje naročil, mora biti v celotni organizaciji enoten. Zaposleni, ki imajo pravico podpisati te dokumente, morajo imeti dostop do elektronskih naročil. V tem primeru je zelo priročno uporabljati EDS (elektronski digitalni podpis). V vsakem primeru je priporočljivo natisniti dnevnik naročil.
