Dandanes so pisma preteklost in postajajo redkost. A to ne velja za poslovno korespondenco. Poslovna pisma so uradni dokumenti. Z njihovo pomočjo se vzpostavijo stiki, zabeležijo vse faze poslovnih odnosov. Sposobnost pisanja poslovnega pisma govori predvsem o kvalifikacijah nasprotnika in podjetja kot celote.
Navodila
Korak 1
Za pisanje poslovnih pisem uporabite pisma podjetja. Ne glede na to, ali je pismo napisano v papirni ali elektronski obliki, mora imeti logotip podjetja pošiljatelja. Obrazec mora vsebovati tudi poštni naslov podjetja, telefonske številke in številke faksov, elektronsko pošto in naslove spletnih mest.
Pustite robove - na levi strani tri centimetre, na desni centimeter in pol. Polja so potrebna za povezavo črke z arhivsko mapo.
2. korak
Držite se formalnega sloga pisanja. Poslovno pismo mora biti nedvoumno in ne sme biti predmet več razlag. E-poštno sporočilo mora vsebovati zadevo e-poštnega sporočila. V poslovni korespondenci ne uporabljajte čustvenih simbolov.
Če gre za nadaljevanje korespondence, pustite pismo, na katerega pišete odgovor v obliki citata. Pisma ne morete citirati v celoti, ampak le tiste fragmente, na katere odgovorite. Tako bo nasprotniku jasnejša povezava med njegovim pismom in vašim odgovorom.
3. korak
Začnite svoje pismo z vljudnim naslovom, na primer: "Dragi Petr Ivanovič!" Pritožba se nahaja na sredini strani. Ime je napisano v celoti, uporaba začetnic je tu nesprejemljiva.
Po pritožbi sledi uvodni del, v katerem je na kratko oblikovan namen pisma. Naslednji del poslovnega pisma je glavni del, kjer so podrobneje navedeni razlogi za pisanje pisma, vprašanja in načini njihovega reševanja. Pismo se konča s povzetkom in pritožbo na naslovnika z določenim predlogom ali izjavo, kaj natančno pričakujete od naslovnika, da reši težavo.
4. korak
V zadnjem delu bodite korektni. Ne odločajte se za prejemnike. Bolje je izraziti upanje, da se bo težava po vašem mnenju rešila na najboljši način.
Neetično je, če naslovnika hitimo z besedama "nujno" in "takoj". Uporabite pravilno obliko: "Prosim vas, da odgovorite v takem in takem času."
Podpis v poslovnem pismu mora biti uraden. Na primer: "S spoštovanjem, Sergej Vasiljevič Ivanov."
V svoj podpis vključite svoj naziv delovnega mesta, ime podjetja in kontaktne podatke. Če poslovno pismo vsebuje priloge, mora biti to pred podpisom.
