Pohištva, ki je v bilanci stanja podjetja ali organizacije, ni mogoče zavreči kar tako. Najprej morate pohištvo odstraniti iz tehtnice, to je odpisati. In za to so potrebni tehtni razlogi in pravilno sestavljen paket dokumentov.
Vsak kos pohištva ima inventarno številko. To je lahko ločena številka za predmet z visoko vrednostjo ali ena številka za skupino elementov z majhno vrednostjo. Praviloma se v podjetju enkrat letno opravi popis, to je preverjanje razpoložljivega pohištva, primerjava dejanske količine pohištva z prijavljeno na popisnem seznamu. Seznam inventarja pripravi računovodja podjetja, ki vodi popis.
Povprečna življenjska doba sodobnega pohištva je 5 let. Po tem času lahko pohištvo odpišemo iz bilance stanja podjetja. Odpisuje se tudi pohištvo, ki je postalo neuporabno zaradi kršitve pogojev obratovanja. Poleg tega ima pohištvo garancijski rok, po katerem se lahko tudi odpiše, če za to obstajajo tehtni razlogi.
Za odpis pohištva vodja podjetja s posebnim ukazom imenuje komisijo. Takšna komisija se običajno imenuje za obdobje do enega leta. Ta komisija ima sejo, na kateri je obravnavala vprašanje razgradnje pohištva. V potrditev seje komisije se sestavi protokol. Zapisnik seje komisije za odtujitev osnovnih sredstev mora vsebovati:
- polno ime podjetja;
- predsednik in sestava komisije;
- dnevni red: odpis finančnih sredstev;
- seznam zalog podjetja, ki ga je treba odpisati, z navedbo inventarnih številk, količine;
- rezultati glasovanja: število glasov za, število glasov proti, soglasno itd.;
- odločitev komisije.
Vsak od članov komisije mora pod podatke, vnesene v dokument, dati osebni podpis.
V paketu dokumentov za odpis pohištva so poleg zapisnikov seje komisije tudi napaka, akt o odpisu nefinančnega premoženja in poročilo o oceni.
V pomanjkljivem aktu so navedeni tudi polno ime podjetja, priimek in začetnice vodje podjetja, sestava provizije, ime osnovnih sredstev, predloženih za odpis, pa tudi razlogi za odpis izključeno. Takšni razlogi vključujejo napake, ki so nastale med dolgotrajnim delovanjem:
- deformacija kovinskega okvirja;
- nepopravljiv učinek korozije na kovinske elemente pohištva;
- razpoke, razslojevanje, otekanje, deformacija lesenih delov pohištva;
- izgorelost, poslabšanje tkanine za oblazinjenje pohištva;
- nastanek solz, prask;
- nastanek ne odstranljivih madežev na lesenih, kovinskih delih pohištva, pa tudi na tkanini oblazinjenja oblazinjenega pohištva;
- udrtine, polstenje tiskanega materiala;
- ostružki, praske, razpoke na delovni površini;
- izguba estetskih lastnosti;
- poslabšanje pritrdilnih elementov, tečajev vrat, okvare na konicah, razpoke lesenih moznikov, rahljanje vozličastih spojev itd.
Prav tako je treba sestaviti akt o vrednotenju osnovnih sredstev, ki odraža informacije o odpadkih, pridobljenih z odstranjevanjem, ki lahko podjetju prinesejo dohodek. V večini primerov gre za čips in odpadne kovine. V aktu je navedena količina prejetih materialov, njihova cena in skupni stroški.
Akt o odpisu neopredmetenih sredstev, ki je sestavljen na enotnem obrazcu, navaja:
- ime osnovnih sredstev, predloženih za odpis,
- inventarna številka,
- leto zagona,
- število mesecev delovanja,
- število enot osnovnih sredstev,
- knjigovodska vrednost opredmetenih osnovnih sredstev,
- Poslovno ime,
- ime finančno odgovorne osebe.
Pri dejanju z napako, ocenjevalnem aktu in aktu o odpisu morajo člani komisije dati osebni podpis s prepisom.
Popoln paket dokumentov za odpis pohištva podjetja, vključno z zapisniki seje komisije, pomanjkljivim aktom, aktom o oceni, odpisom nefinančnih sredstev, ki so ga podpisali vsi komisija, predsednik komisije, s pečatom podjetja se predloži računovodji podjetja, kjer se sprejme končna odločitev in se pošlje v neprimernost pohištva, se izbriše iz bilance stanja podjetja.
