Podjetje katere koli oblike lastništva ima lasten potek dela v obliki niza različnih vrst dokumentov, sistematiziranih po določenem principu. Memorandum pri pripravi osnutka zahteva posebno pozornost.
Kaj je beležka
Poslovni dokument v obliki beležke je informativne narave in priporočila. Zagotovi se neposrednemu nadrejenemu ali vodji organizacije. Zapisek je mogoče sestaviti po navodilih poslovodstva in na pobudo zaposlenega.
Dokument je sestavljen iz posebnih dejstev v zvezi s posebno problematiko. V večini primerov je opomba subjektivno mnenje zaposlenega, ki je zapisano v pisni obliki. Včasih je glede na dogajanje v podjetju izredno pomembno, da vodja pozna mnenja podrejenih, da lahko prilagodi njihova nadaljnja dejanja. Zaposleni morajo sami sestaviti podroben odgovor, dopolnjen z lastnimi idejami in priporočili.
Glede vsebine poročil je lahko različna: od enkratnega zagotavljanja informacij do rednega poročanja. Za razliko od pojasnil in servisnih opomb se lahko opomba uporablja v podjetju ali ima vlogo poročevalnega dokumenta za višji organ.
Razlog za sestavo dokumenta
Opomba je sestavljena kot rezultat procesa brez nadzora, ki lahko škoduje podjetju. Takrat lahko zaposleni podobno na vse informacije opozori nadrejene. Na primer, lahko gre za večkratno odsotnost odgovorne osebe ali neupoštevanje izpolnjevanja načrtovanih ciljev, kar lahko seveda negativno vpliva na uspešnost celotnega podjetja. Na splošno naj bi dokument postal signal za spremembo notranje politike, ki jo trenutno izvaja vodstvo.
Kako pravilno sestaviti dopis
Običajno je dokument sestavljen iz več delov. Najprej je treba jasno oblikovati razlog, ki je bil razlog za pisanje beležke. Opisuje specifično situacijo in navaja dejstva. Potem je povsem lucidno priporočljivo izraziti svoje mnenje o dogajanju. Hkrati je treba situacijo analizirati z vseh strani in ponuditi svojo rešitev problema.
Vse informacije je treba predstaviti dovolj jedrnato, pri tem pa upoštevati vsebino dogajanja. Izkrivljanje resničnosti in izražanje ugibanj, ki niso podprta z dokazi, sta nesprejemljiva.
Dokument je postavljen na list formata A4 z obvezno navedbo v zgornjem levem kotu imena enote. Zgoraj desno naj bodo podatki o naslovniku zapiska. Nekoliko spodaj so iz rdeče črte z velikimi črkami zapisani ime dokumenta in njegova številka ter kraj zbiranja.
Nato so informacije predstavljene v dokaj brezplačni obliki, ki je podprta s podpisom zaposlenega, ki je dokument pripravil.
Pred pošiljanjem dopisa je priporočljivo natančno preveriti resničnost vseh zgoraj navedenih okoliščin.
