Pri sklepanju pogodbe je zelo pomembno, da svoje podjetje čim bolj zaščitite pred vsemi možnimi tveganji. Za to se nasprotna stranka na specializiranih spletnih mestih preveri glede davčnih dolgov, udeležbe na arbitražnih sodiščih, zahtevkov svojih partnerjev, kupcev ali strank. Zahtevajte naslednji paket dokumentov.
Zahtevani dokumenti
Vsaka družba z omejeno odgovornostjo ali delniška družba ima listino, ki ni poslovna skrivnost in vam bo omogočila, da ugotovite cilje in vrste dejavnosti, velikost odobrenega kapitala, imena ustanoviteljev in druge koristne informacije. Da bi se v okviru dolgoročnih odnosov popolnoma zaščitili pred tveganji, je bolje zahtevati kopije zahtevanih dokumentov s pečatom in podpisom upravnika. Zadnjo stran mora davčni organ odtisniti z žigom.
Potrebni sta tudi kopiji OGRN (potrdilo o državni registraciji) in TIN (davčna registracija). Če se potencialni partner zanima za resno sodelovanje, bo priskrbel tudi nov izvleček iz Enotnega državnega registra pravnih oseb, izvirnik ali overjeno kopijo. Takšen dokument je mogoče podpisati tako z lastnoročnim podpisom pooblaščene uradne osebe v kombinaciji s pečatom oddelka kot z izboljšanim elektronskim podpisom - v skladu z zakonom št. 63-FZ sta enakovredna.
Če podjetje ne pozna, velja vprašati za podatke o povprečnem številu zaposlenih, kopije licenc za različne vrste dejavnosti, lastniška potrdila ali najemno pogodbo za prostore, dokumente za opremo, potne liste vozil.
Dokumenti, ki so jih med revizijo zahtevali davčni organi
Da se med davčnim nadzorom popolnoma zaščitite, je pomembno, da so vse nasprotne stranke "čiste". Pred sklenitvijo pogodbe in tudi enkrat na četrtletje morate zahtevati overjeno kopijo deklaracije za DDV z oznako ob dostavi davčnemu organu, podatke o stanju plačil davkov in taks. Na začetku je pomembno tudi razjasnitev in bolje je dobiti uradno pismo o uporabljenem davčnem sistemu.
Vedeti, ali nasprotna stranka plača davek na dodano vrednost, je treba vedeti ne le zato, da bi bili prepričani o svoji poštenosti pred zakonom. Če prevozno podjetje, dobavitelj ali izvajalec DDV ne plača pravočasno, lahko njegovo plačilo pobere od potrošnika storitev ali kupca in je v tem primeru precej težko prerekati se z davčnimi organi.
Na kaj je treba biti pozoren pri sklepanju pogodbe
Da dobavitelju, izvajalcu ali prevoznemu podjetju preprečite možnost odstopa od pogodbenih pogojev v sporu, je pomembno zagotoviti, da so vse podpise priskrbele pooblaščene osebe. Pogosto pogodbo, specifikacije, prijave, pooblastila, UPD, račune, opravljena dela in druge dokumente podpišejo menedžerji ali računovodje. Če pride do sodišča, poslovodstvo preprosto skomigne z rameni in se razreši vsakršne odgovornosti za dejavnosti svojih zaposlenih, četudi do takrat še delajo v organizaciji.
Skrben nadzor nad podpisi v dokumentih bo pomagal preprečiti to situacijo. Vnaprej je treba zahtevati overjene kopije odločb (zapisnikov) o imenovanju vodje, odredbe o imenovanju ali zaposlitvi glavnega računovodje. Če ima vodja pravico, da se podpiše zanj, potem ustrezni ukaz. Po potrebi pridobite pooblastila za osebe, pooblaščene za podpis zahtevanih dokumentov v imenu podjetja.
