Poslovno pismo se v podjetjih uporablja pri komunikaciji s partnerji, dobavitelji, zaposlenimi, kupci. Ta dokument igra pomembno vlogo pri ustvarjanju pozitivne podobe podjetja. Zato je treba poslovno pismo sestaviti pravilno, kompetentno, jasno, pa tudi preprosto in enostavno. Biti mora informativen in zasledovati cilj, ki ga mora organizacija doseči od prejemnika. Da bi razumeli, kaj je poslovno pismo, si morate podrobneje ogledati njegovo strukturo.
V desni kot poslovnega pisma postavite logotip podjetja. Če ga podjetje nima, napišite ime organizacije ter njen pravni naslov in obvezne podatke, ki so praviloma na žigu. To so TIN, KPP, tekoči račun, korespondenčni račun, BIK in drugi podatki o računu in banki, v kateri je odprt.
Za logotipom podjetja in žigom vnesite osebne podatke prejemnika, če je poslovno pismo poslano določeni osebi. Ko je dokument naslovljen na podjetje, napišite njegovo ime in naslov lokacije.
Na sredino lista napišite pritožbo prejemniku. Če je pismo naslovljeno na določeno osebo, na primer napišite takole: "Dragi Petr Efremovič!" Ko podjetje pošlje pismo, je možna naslednja možnost: "Spoštovani partnerji!" Upoštevajte, da pri nagovoru na naslovnika besed ni mogoče skrajšati. Če je pismo osebno, ga lahko napišete takole: "Dragi Jurij Albertovič!"
V telo poslovnega pisma najprej zapišite dogodke, ki so sprožili določeno situacijo. Nato navedite namen pisma. Ta del dokumenta natančno preučite. Jasno, jedrnato in v dostopnem jeziku napišite zahtevek, povabilo, prošnjo, ponudbo, odgovor, čestitko, prošnjo ali drug namen, ki vas je spodbudil k pisanju pisma.
Nato povzemite poslovno pismo, to je napišite rezultat, ki ga želite prejeti od naslovnika. Če na primer svojega partnerja povabite na predstavitev blaga, morate navesti naslednje: "Upamo, da obiščete razstavo, izberite pravi izdelek."
V nekaterih primerih so poslovnemu pismu priloženi dokumenti. Če na primer povabite svojega partnerja na razstavo, prejemniku obvezno predstavite povabilo na ta dogodek.
Pravilno izpolnite svoje poslovno pismo. Splošno sprejeto je, da morate napisati besede: "S spoštovanjem …", nato pa navesti osebne podatke in stike osebe, v imenu katere je bil dokument sestavljen.
