Značilnosti gradnje konstruktivnega poslovnega dialoga so odvisne od situacije, v kateri poteka, in ciljev, ki so vam zastavljeni. Vsekakor pa morate vprašanja in odgovore sogovorniku, še bolj pa revizorju, premisliti vnaprej.
Navodila
Korak 1
Dandanes so revizorji izjemno redki in nepričakovani. Najpogosteje o svojem obisku predhodno obvestijo ali imajo celo urnik prihodov - tedensko ali mesečno. Če veste, kdaj bo ček prispel, vnaprej pripravite vse potrebne papirje in jih shranite v ločeno datoteko.
2. korak
Prelistajte pripravljene dokumente. Bodite pozorni na vprašljiva mesta v njih. Revizorjem lahko zastavijo tudi vprašanja. Vnaprej popravite dokumente ali razmislite, kaj natančno boste odgovorili. Vse argumente zapišite na list papirja in jim dodajte dodatne informacije.
3. korak
Ko pride revizor, vprašajte, kakšno pomoč potrebuje. Morda boste potrebovali pisalne potrebščine - papir, pisalo. Ali računalnik z dostopom do interneta. Govorite vljudno in prijazno. Tako ti kot on opravljata svoje uradne naloge, kjer ni prostora za čustva.
4. korak
Vprašajte revizorja, ali je potrebna vaša prisotnost. Morda to lahko stori sam. Ob odhodu obvezno pustite svojo kontaktno telefonsko številko - mobilno in službeno, da vas bo revizor vedno lahko kontaktiral.
5. korak
Če ima revizor vprašanja, nanje odgovorite jasno, ne da bi pri tem odstopali. Nihče ne potrebuje odvečnih podrobnosti. Poleg tega lahko dodatne informacije sprožijo novo preverjanje, ki se bo vleklo dolgo časa.
6. korak
Ko govorite z revizorjem, bodite pozorni na vprašanja, ki jih postavlja. Kaj ga bolj zanima in kaj poraja dvome. Na podlagi prejetih informacij pripravite dokumente za naslednji obisk.
7. korak
Če ne morete odgovoriti na revizorjevo vprašanje, se obrnite na nadzornika. Ali pa prosite za čas za pripravo informacij. Revizorju v nobenem primeru ne smete reči "ne vem". To lahko ustvari negotovost glede vaše usposobljenosti.
8. korak
V pogovoru ne poskušajte uporabljati posebnih izrazov, povezanih na primer s proizvodnjo, ki revizorju morda niso znani. Ali pa jih takoj dekodirajte.
9. korak
Bodite mirni in ustrežljivi ter na vprašanja odgovarjajte jasno. Potem boste zgradili konstruktiven dialog in ustvarili temelje dobronamernih obojestransko koristnih odnosov za prihodnost.
