Vsak dan v kateri koli organizaciji - v državni ustanovi, v velikem ali majhnem podjetju ali pri samostojnem podjetniku - je treba potrditi dejstva, ki zahtevajo tiskanje. Najpogosteje so ta dejstva povezana z denarjem ali potrditvijo podpisov uradnikov (njihova verodostojnost) na različnih dokumentih. Hkrati obstajajo dokumenti, na katerih odtis žiga ni potreben.
Vsaka pravna oseba mora imeti pečat. Ta norma je zapisana v zakonu. LLC, CJSC, OJSC in druge organizacije morajo uporabljati okrogel pečat, katerega odtis vključuje polno ime podjetja v ruščini in povezavo do kraja njegove ozemeljske lokacije. Ime podjetja je mogoče navesti tudi v tujem jeziku, odtis pečata je na seznamu podrobnosti dokumenta v skladu z GOST R 6.30-2003 „Enotni dokumentarni sistemi. Enoten sistem organizacijske in administrativne dokumentacije. Zahteve za papirologijo "(sprejeto 03.03.2003). Hkrati na primer pečat ni na seznamu obveznih podrobnosti številnih primarnih računovodskih listin, razen bančnih papirjev, blagajniških računov, poštnih listin itd. Pogodba mora biti zapečatena z pečat, če je tako določeno v sami pogodbi, ali če sta na obrazcu navedeni dve črki "MP" ("Kraj pečata"). Enako velja za zaključena dela (storitve). Uporaba pečata je predvidena tudi na pooblastilu, ki ga organizacija podeli zaposlenemu (to delovno mesto je določeno v Civilnem zakoniku Ruske federacije - 5. točka 185. člena). pečat v nekaterih oblikah računovodskih izkazov (določbe odredb Ministrstva za finance Rusije z dne 22.07.2003 N 67n in z dne 02.07.2010 N 66n), vendar v skladu z odredbami Ministrstva za finance Rusije z dne 15.10.2009 N 104n in od 05.05.2008 N 54n morajo biti obrazci davčnih napovedi (za DDV, dohodnino in druge) zapečateni. Obvezna overitev s pečatom organizacije je predvidena za najpomembnejše kadrovske dokumente: prva stran delovne knjižice, potno spričevalo (obrazec št. T-10), akt o sprejemu dela po pogodbi o zaposlitvi za določen čas (obrazec št. T-73). V delovnem zakoniku Ruske federacije (57. člen) zahteva po pečatu na pogodbi o zaposlitvi ni natančno določena, v praksi pa se običajno da pečat. Glede na dejstvo, da obstaja veliko dokumentov, za katere ni nedvoumne odločitve o prisotnosti ali odsotnosti pečata, mora organizacija razviti svoj red (stališče, navodilo), v katerem je treba registrirati seznam dokumentov, ki zahtevajo overitev s pečatom. Njihov približen seznam je naveden v Državnem sistemu za upravljanje z dokumentacijo - 1988, 1991. Možnosti so lahko naslednje: - dejanja (opravljeno delo, izvedensko mnenje, odpis, prevzem predmetov itd.); - stopnje porabe (na primer za plemenite kovine); - vzorci odtisov pečatov, pa tudi vzorci podpisov zaposlenih, ki so dobili pravico opravljati finančne in gospodarske operacije; - garancijska pisma; - korespondenca z vodstvom in strukturami različni vladni organi (na primer z davčno službo, zunajproračunskimi skladi itd.) Pečat je mogoče narediti ne enega, temveč več (ob dokumentiranju tega dejstva) - za vsak ločen oddelek organizacije. Vsak pečat bo imel svoj poseben namen - za prepustnice, dokumente in račune. Pečat na dokumentu mora biti nameščen na mestu lista, kjer je rekvizit "MP" ("Kraj pečata"). Če ga ni, je pečat nameščen tako, da se odtis prekriva z delom besede - oznako položaja osebe, ki je dokument podpisala. V tem primeru mora biti podpis jasno razločljiv, tako kot vsi podatki iz odtisa pečata.
