Ne glede na vrsto dejavnosti, s katero se organizacija ukvarja, v svojem življenju ustvari veliko količino dokumentacije, ki jo je treba ohraniti. Večje kot je podjetje in širši je obseg njegovih dejavnosti, večja je količina zbranih dokumentov. Seveda se slej ko prej pojavi vprašanje razvrščanja in uničenja nepomembne dokumentacije. Treba je še določiti, kaj je mogoče uničiti in kaj je še treba ohraniti.
Navodila
Korak 1
Za sistematizacijo dokumentacije je treba za vsak dokument, prejet v hrambo, določiti obdobje hrambe, po katerem se dokument lahko uniči brez tveganja za organizacijo.
Uporabite odobreni seznam dokumentov, za katere Rosarchiv določa obdobje hrambe. Glavni dokument, ki se ga je treba voditi pri sistematizaciji tovrstne dokumentacije, je "Seznam tipičnih upravljavskih dokumentov, ustvarjenih v dejavnostih organizacij, ki navajajo čas skladiščenja" (odobril Rosarchiv dne 6.10.2000)
2. korak
Preučite tudi kontrolne sezname oddelkov, na katere se boste morali zateči, če vaša organizacija spada pod kvalifikacije oddelkov (na primer obstajajo kontrolni seznami za vojaške oddelke, bančne službe itd.). Za najpogostejše tipe organizacij so oblikovani tudi seznami dokumentacije (na primer za delniške družbe).
3. korak
Številni dokumenti so predmet hrambe v skladu s svojimi posebnostmi, na primer davčna dokumentacija se mora hraniti najmanj 4 leta, računovodski izkazi pa najmanj 5 let.
4. korak
Uporaba seznamov je najprimernejši način organiziranja dokumentov, saj je za vsako vrsto dokumentacije določeno jasno obdobje hrambe. Vendar pa vseh dokumentov ni mogoče razvrstiti v sezname. Za nekatere dokumente mora čas shranjevanja določiti organizacija sama.
V ta namen organizacija z ustreznim naročilom ustanovi strokovno komisijo, ki redno pregleduje vrednost dokumentov, določa roke hrambe in uničuje dokumente, za katere se je rok hrambe iztekel ali ni potreben. Pomembno je, da komisija vključuje ljudi, ki znajo izračunati ustreznost dokumenta in verjetna tveganja zaradi njegove izgube.
